顧客情報が変わっているのに、誰に確認すればいいか分からない

商談の前に顧客情報を開くと、昨日見た内容と違う。担当者が直したのか、別の人が更新したのか。理由を確かめるために、チームのチャットへ「この情報を変えた方はいますか」と投げるところから始まります。

知りたいのは、誰が悪いかではありません。今の情報を使ってよいか、誰に背景を聞けばよいかです。Revenue CRMの法人営業版では、オーナーと管理者が「監査ログ」で直近の変更を確認できます。

全員へ聞く前に、記録の種類と操作を絞る

「設定」→「監査ログ」を開き、対象がコンタクト・会社・商談のどれかを選びます。更新を調べたいなら、操作も「更新」に絞ります。

デモのサンプル会社の記録です。「システム」の更新も並びます。閲覧と絞り込みだけで、記録は変更していません。

上の「すべてのレコード」で対象の種類を、「すべての操作」で操作を選べます。表示される行には、実行者、操作、対象、日時が並びます。更新の行には変更した項目の新しい値も出ます。対象名と日時を合わせて、気になった変更の候補を探してください。

人の名前が出ていれば、その人に対象と日時を添えて背景を聞けます。「どなたか心当たりは」と全員に投げるより、何を確かめたいかが伝わります。対象名がリンクになっている行では、その名前を押して現在の記録を開けます。

一覧にあるのは、全期間の履歴ではなく最新200件

絞り込みは、読み込んだ最新200件の中にだけ効きます。会社を選んでも、全期間の会社の変更を検索するわけではありません。

たとえば、ほかの記録や自動処理の更新が多ければ、探している変更が200件の外に出ていることがあります。日付や名前で検索する欄、古い分を追加で読み込むボタンはありません。見つからないことを「誰も変えていない」の根拠にはしないでください。

また、更新の補足は、変更前と変更後を並べた比較ではありません。nameのような項目名と、変更後の値が表示されます。商談ステージは名前ではなくstage_idという内部の識別子で出るため、その文字列だけで進んだ先を判断しないことです。長い補足は画面で省略される場合もあります。

「システム」なら、特定の担当者が直したとは決めつけない

自動処理など、操作した本人を特定できない更新には「システム」と出ることがあります。この表示から、人の名前や変更の意図までは分かりません。

ログで確かめられる範囲と、担当者に聞く範囲を分けます。表示された新しい値と、現在の顧客情報を見比べ、それでも分からない点を質問します。ログ自体に変更理由を書く欄や、以前の値へ戻すボタンはありません。監査ログを見たことも記録されます。

アクティビティに残す電話や打ち合わせの経緯とは役割が違います。監査ログは直近のデータ操作を確かめる場所。お客様と何を合意したかは、活動の記録で確認してください。

最初の一歩

今日、内容が変わっていて気になった記録を一つだけ、オーナーか管理者に確認してもらってください。対象の種類と操作を絞り、対象名・日時・実行者を一緒に読む。見つかれば、その情報を添えて背景を聞きます。

確認の起点が決まると、全員への呼びかけから始めずに済みます。見つからない場合も、ログの範囲を踏まえて次に聞く相手を決められます。

画面を先に見たい方は、デモで「法人営業」を選び、「設定」→「監査ログ」を開いてください。