CRMを乗り換えると、過去の電話や打ち合わせの記録が古いシステムに置き去りになる

乗り換えの初日。会社も、コンタクトも、進行中の商談も、新しい顧客管理システムにきれいに入りました。移行担当はほっとしています。

翌週、担当替えになった営業が、長い付き合いのお客様のコンタクトを開きます。アクティビティは空っぽ。いちばん古い記録が「先週、移行しました」です。5年分の電話や訪問の記録は、前のシステムの中か、誰かが書き出したスプレッドシートに残っています。

「この会社、前に値引きで揉めたことあったっけ？」を、また人に聞きに行くことになります。

失っているのは、顧客との「経緯」

名簿と商談だけを移すと、新しいシステムには「今」しか残りません。なぜこの条件になったのかは、古い画面を開ける人の頭の中に戻ります。そして古いシステムは「念のため」で解約できなくなります。

仮に担当替えが年に10社あり、1社ごとに前任者へのヒアリングに30分かかるなら、それだけで年に5時間です。前任者がもう社内にいなければ、その30分すら取れません。

Revenue CRMでは、活動履歴もCSVで、その日時のまま入れられる

サイドバーの「アクティビティ」を開くと、右上に「CSVインポート」があります（役割によってサイドバーに出ていないときは、表示を「すべて」に切り替えます）。ここから、過去の電話・メール・打ち合わせ・メモを、実際にあった日時のまま取り込めます。

読む列は、日時・種類・件名・内容・結果・コンタクトメール・会社名・商談名・営業担当です。必須は日時と、件名か内容のどちらか。「テンプレート（CSV）をダウンロード」で見出しだけのファイルが取れるので、古いシステムから書き出した表の列名をそれに合わせます。表計算ソフトで普通に保存したCSV（Shift_JIS）も読めます。

種類は「電話」「打ち合わせ」「訪問」「LINE」のような普段の言い方でも当てはまります。日時は取り込む人のパソコンの時間帯（日本なら日本時間）で読まれ、その日時でコンタクト・会社・商談の詳細にある「アクティビティ」タブに並びます。件名と結果も、そこに出ます。「営業担当」の列に社内の人のメールアドレスか氏名を入れると、その人が記録した活動になります。

プレビューで「認識されたカラム」と「未認識:」を確かめて「（件数）件をインポート」を押すと、完了画面に件数が出て、その下に「エラー（登録されていません）」「スキップ（既にあるデータ）」「確認が必要な点（登録はされています）」が行番号つきで並びます。

注意が5つあります。

• 取り込んだ活動は、画面から直すことも消すこともできません。いきなり全件ではなく、まず残っても困らない5行ほどで試し、タイムラインの見え方を確かめてから残りを入れてください
• つながる先は、すでに登録済みの記録だけです。会社 → コンタクト → 商談 → 活動の順に入れてください。コンタクトはメールアドレスで探すので、古い記録にメールアドレスが無い人には紐づきません（会社名だけでもつながります）
• 商談名が同じ会社の中で重なっていたり見つからなかったりすると、商談には紐づかずに入り、「確認が必要な点」に出ます
• 会社だけに紐づいた活動は、会社の画面にだけ並びます。コンタクトの画面には出ません
• 未来の日時の行は、終わった活動ではなく予定として入ります。書き出したファイルに先の予定が混じっていないか見てください

同じファイルを入れ直すと、すでに入った行はスキップされます。ただし、間に会社やコンタクトを足したり、ファイルの中身を直したりしてから入れ直すと、前の行と二重になります。1回で入るのは5,000行までです。

顧客リストそのものの移し方は、Excelの顧客リストから、いつまでもCRMに移れないに書きました。

最初の一歩

今週、いちばん付き合いの長いお客様を1社だけ選び、古いシステムからその会社の活動履歴を書き出してください。テンプレートの見出しに合わせて5行だけ取り込み、会社とコンタクトの画面で、昔の日付の記録が並ぶのを見てみてください。

1社で見え方が分かれば、残りを流すかどうかは、その場で決められます。

メールアドレスだけで試せるデモで「B2B」を選ぶと、「アクティビティ」に「CSVインポート」があります。デモは共有で、入れた活動は消せません。実際の記録は入れず、テンプレートを取って画面の流れを見るところまでにしてください。デモを試す