名刺の束が引き出しに残ったまま、担当が辞める

展示会から戻った営業が、名刺を輪ゴムで束ねて机の引き出しに入れる。40枚。「落ち着いたら入力します」と言って、落ち着く日は来ない。半年後にその人が退職し、後任が引き出しを開けると、会社名と名前しか分からない束が出てくる。どんな話をしたのか、次に何を約束したのかは、辞めた人の頭の中にしかありません。

これは特定の会社の話ではなく、私がHubSpotとSalesforceの導入支援を8年やってきて、ほぼ毎回見てきた光景です。

損失は「名刺40枚」ではなく「返事を出さなかった40人」

会社が失うのは紙ではなく、その人と交わした会話です。名刺を交換した相手は、少なくとも一度はこちらの話を聞いてくれた人で、広告で集める見込み客よりずっと近い。それが会社の資産にならず、担当者個人の資産のまま出て行きます。

なぜ入力されないかは単純で、入力する仕事が増えるからです。名刺1枚を手で打ち込むと、会社名、氏名、部署、役職、メール、電話で、仮に2分。40枚で80分です。展示会の翌日にその80分を取れる営業はいません。CRM（顧客管理ツール）を入れても、この80分がなくならない限り、名刺は引き出しに戻ります。

もう一つ、数えにくい損失があります。名刺交換のあと、お礼の1通が出るのは何枚に1枚でしょうか。多くの現場では、展示会の翌日は片付けと通常業務で埋まり、週明けには「今さら送るのも」になります。名刺が引き出しに入る本当の理由は、入力が面倒だからだけではなく、入力したあとに何をするかが決まっていないからです。

Revenue CRMでは、撮ると、1通目の下書きまでできている

名刺の写真を撮ると、氏名、会社、部署、役職、連絡先、住所を読み取って、確認画面を出します。人が直すのは読み間違いだけ。ここまでは他の名刺アプリと同じです。

違うのは「登録」を押したあとです。登録した相手ごとに、1通目のメールの下書きができます。件名と本文、それに「なぜこの文面か」の理由が付いた状態で、その場に並びます。展示会で30枚読み取れば、30人分の下書きが待っています。

下書きは送りません。あなたが文面を直して「承認」を押した分だけ送ります。その場で1件ずつ見てもいいし、承認キューに溜めておいて、移動中にまとめて見ることもできます。読み取りを続けながら、できた分から承認することもできます。

もう一つ、勝手に送れない仕組みがあります。営業連絡をしてよい相手かどうかを、国、名刺をもらった経路、同意の範囲から先に判定します。判断がつかない相手には「営業連絡してよい相手か、まだ決めていません。決めるまで送りません」と表示され、あなたが可否を決めるまで送れません。展示会の名刺は、相手が「連絡してよい」と思って渡したものかどうかが曖昧なので、この判定を担当者の記憶に任せないことが大事です。

AIの利用上限に当たった日や、AIを使わない設定でも、下書きは定型文で必ず出ます。「今日は下書きが出なかったから送らなかった」を作らないためです。

撮る場所は3つ

1. ホーム右上の「名刺を撮る」。ふだんはここから
2. コンタクト一覧の「名刺」
3. 商談詳細のコンタクトロールにある「名刺」。この商談の関係者として、そのまま紐づきます

ホームの右上、「名刺を撮る」。毎朝開く画面から1回で入れる場所に置いてあります。

手順は、撮る、確認する、「登録」を押す、の3つです。明るい場所で、名刺が画面いっぱいになるように撮ってください。名刺の画像そのものもコンタクトの添付として残るので、あとから「この人、どんな名刺だったか」を見返せます。

「撮った内容はそのままでは保存しません」。読み取り結果を確認してから登録する、という順番が画面に書いてあります。

確認画面でひと目見てほしいのは、会社名と氏名です。髙、﨑、眞のような旧字体は常用漢字に置き換わることがあります。同じメールアドレスのコンタクトがすでにいれば確認画面で知らせるので、新しく作らず既存のほうを開いて更新してください。会社は「株式会社○○」と「○○」を同じ会社として既存レコードに寄せ、無ければ新しく作ります。

展示会が多い会社なら、自動化「どれをONにするか診断する」で顧客の入口に「イベント」を選ぶと、名刺交換とブース訪問をその場で見込み客として残す自動化が候補に出ます。持ち帰った名刺の束を作らない、という設計です。

最初の一歩

引き出しの名刺を全部入れようとしないでください。今週、直近の10枚だけ撮って、出てきた10通の下書きのうち3通だけ承認してみてください。全部送る必要はありません。3通でも、引き出しに入っていたときより3通多い。確認画面と承認の癖が分かれば、翌週から展示会当日に撮るようになります。全部を移すのは、そのあとで十分です。

操作は動画「名刺を撮る」（3分）で見られます。製品内のヘルプ「名刺を撮ってコンタクトにする」にも同じ手順があります。