受注してから、回せないと気づく
見積を出すときに手が空いているかを確かめていない。取れてから、誰も入れられないことが分かる。
追いかけるのは「受注できるか」ではなく、
「受けて回せるか」です。
だから中心に置いたのは案件です。このエディションでは商談を案件と呼びます。 画面の言葉が変わるだけでなく、見積、受注、納品、請求、保守更新までを1本の案件で追えます。
受託の粗利は、取れたかどうかより誰をいつ入れたかで決まります。 稼働をメンバー×週の表で持っているので、見積を出す前に着手できる時期を確かめられます。 前倒しできる案件と、断るべき案件が分かります。
保守契約は受注のあとに続く売上です。更新日を持たせて、期日が来る前にリマインドします。
この考え方について読む →こんな課題に
案件は取れているのに、利益が残っていませんか。
誰がいつ空くか分からない
稼働の見通しがPMの頭の中にしかない。前倒しできる案件も、断るべき案件も判断できない。
納品後がそのまま流れる
検収、請求、保守契約の更新。受注の熱が引いた後の工程が、誰の担当でもなくなっている。
画面構成
案件を軸に、日々見る画面を揃えています。
空き枠カレンダー
メンバー×週で、割り当て人日とキャパを並べます。いつ誰が空くかを、感覚ではなく数字で見られます。
デリバリー
キックオフ・制作・レビュー・納品の工程を案件ごとに持ちます。滞留日数と期限、想定と実績の人日が同じ行に出ます。
見積書
下書き、送付済み、承認のステータスで管理します。明細は人日×単価で積み上げます。
案件
商談ではなく「案件」で呼びます。アプローチから見積までのステージごとに、金額と件数が出ます。
案件エンジン
取りこぼしを、人の記憶から外します。
受託開発版を作ると、案件まわりの自動化が最初からONになっています。 見積依頼からタスクを作り、止まった案件を拾い、受注後の処理を起こし、 保守契約の更新日を管理するところまで、毎晩の処理として走ります。
自動化が作るのはタスクと通知と下書きです。顧客に何かが自動で送られることはありません。 担当者が中身を見て、直してから動かします。
既定でONになるもの
- 見積見積の依頼が来たら、作成タスクを自動で作成
- 停滞止まっている案件を自動で見つけて知らせる
- 予測案件の変更を、売上予測に自動で反映
- 受注後受注したら、後続の処理を自動で開始
- 保守更新契約更新日を自動で管理してリマインド
AI
日本語で聞けば、
その場で返ってきます。
知りたいことのために、集計を組み立てる必要はありません。 話すとおりに聞けば、案件と稼働のデータを探して答えます。
来月の空き、期限が近い案件、止まっている案件、更新が近い保守契約。 どれも表を作らずに、その場で確認できます。
AIが書いたものは、すべて下書きのまま止まります。 担当者が確認して確定するまで、顧客には出ません。
- 今週の空き人日は？
- 期限が近い案件は？
- 止まっている案件は？
- 保守契約の更新はいつ？
権限管理
担当案件の外は、見えないようにできます。
顧客・会社・案件のそれぞれについて、見える範囲を「全体・チーム・自分」から選べます。 協力会社のメンバーを入れる場合も、担当案件だけに絞れます。エクスポートの可否は別に設定できます。 下は設定例です。
- オーナー
- 全案件・稼働・請求・権限設定
- 管理者
- 運用全般と権限設定
- PM
- 担当チームの案件・見積・稼働を閲覧・編集
- メンバー
- 自分が入っている案件のみ
操作ログが残るので、誰がいつ何を変更したかを後から追えます。