受注してから、回せないと気づく
見積を出すときに手が空いているかを確かめていない。取れてから、誰も入れられないことが分かる。
追いかけるのは「受注できるか」ではなく、
「受けて回せるか」です。
だから中心に置いたのは案件です。このエディションでは商談を案件と呼びます。 画面の言葉が変わるだけでなく、見積・受注・納品・保守更新までを1本の案件で追えます。
受託の粗利は、取れたかどうかより誰をいつ入れたかで決まります。 稼働をメンバー×週の表で持っているので、見積を出す前に着手できる時期を確かめられます。 前倒しできる案件と、断るべき案件が分かります。
保守契約は受注のあとに続く売上です。案件に契約終了日を入れておけば、その60日前に更新準備のタスクを作ります。
この考え方について読む →Problems
案件は取れているのに、利益が残っていませんか。
誰がいつ空くか分からない
稼働の見通しがPMの頭の中にしかない。前倒しできる案件も、断るべき案件も判断できない。
納品後がそのまま流れる
検収、請求、保守契約の更新。受注の熱が引いた後の工程が、誰の担当でもなくなっている。
The screens
案件を軸に、日々見る画面を揃えています。
空き枠カレンダー
メンバー×週で、割り当て人日とキャパを並べます。いつ誰が空くかを、感覚ではなく数字で見られます。
デリバリー
キックオフ・制作・レビュー・納品の工程を案件ごとに持ちます。滞留日数と期限、想定と実績の人日が同じ行に出ます。
見積書
下書き、送付済み、承認のステータスで管理します。明細は数量×単価で積み上げ、数量に人日を入れれば人日×単価の見積になります。
案件
商談ではなく「案件」で呼びます。アプローチから見積までのステージごとに、金額と件数が出ます。
Project engine
取りこぼしを、人の記憶から外します。
受託開発版を作ると、案件まわりの自動化が最初からONになっています。 見積の段階に入った案件にタスクを作り、止まった案件を拾い、受注したら契約書・発注書の回収タスクを作ります。 保守契約の更新準備まで含めて、1日1回の処理として走ります。
自動化が作るのはタスク・通知・下書きと、売上予測の更新です。顧客へのメールは、送る相手と文面を自分で決めてONにした自動化だけが送ります。 担当者が中身を見て、直してから動かします。
既定でONになるもの
- 見積案件が見積の段階に入ったら、作成タスクを自動で作成
- 停滞止まっている案件を自動で見つけて知らせる
- 予測案件の変更を、売上予測に自動で反映
- 受注後受注したら、契約書・発注書の回収タスクを自動で作成
- 保守更新契約終了日の60日前に、更新準備のタスクを自動で作成
AI
日本語で聞けば、
その場で返ってきます。
知りたいことのために、集計を組み立てる必要はありません。 話すとおりに聞けば、案件・稼働・顧客と、添付した資料を探して答えます。
今週の空き、期限が近い案件、止まっている案件。 どれも表を作らずに、その場で確認できます。
頼めば、コンタクトやタスクの登録もします。 AIが顧客にメールを送ることはありません。
- 今週の空き人日は？
- 期限が近い案件は？
- 止まっている案件は？
- 金額の大きい案件は？
Mobile
スマートフォンでも、そのまま使えます。
- 専用アプリは不要 ブラウザで開くだけです。画面はスマートフォンの幅に合わせて切り替わります。
- 名刺はその場で撮る ボタンを押すとカメラが開き、撮った名刺をAIが読み取ります。訪問先や展示会でそのまま登録できます。
- 外出先で商談を確認 金額・ステージ・次の予定まで、移動中に確かめられます。
- パソコンと同じデータ 見ているのは同じ顧客データです。スマートフォンで直した内容は、そのままパソコンにも反映されます。
Permissions
担当案件の外は、見えないようにできます。
顧客・会社・案件のそれぞれについて、見える範囲を「全体・チーム・自分」から選べます。 協力会社のメンバーを入れる場合も、担当者になっている案件と、その見積だけに絞れます。エクスポートの可否は別に設定できます。 下は設定例です。
- オーナー
- 全案件・稼働・請求・権限設定
- 管理者
- 運用全般と権限設定
- マネージャー（PM）
- 担当チームの案件・見積を閲覧・編集
- メンバー
- 自分が担当の案件と、その見積のみ
顧客・会社・案件は変更履歴が残るので、誰がいつ何を変更したかを後から追えます。