受けすぎて、支援が薄くなる
メンバーの稼働を確かめないまま新しい月額契約を受け、始まってから定例会の準備や月次レポートが間に合わなくなる。
月額の支援は、
更新されて売上が積み上がります。
支援会社版は、受注したあとの管理を中心にしています。案件に契約終了日を入れておくと、90日前に更新アプローチのタスクと更新の案件を、60日前に更新準備のタスクを作成します。
メンバーの稼働は週単位の表で確認できます。マネージャーは新しい相談を受ける前に、どのメンバーにいつ空きがあるかを空き人日で確かめられます。
月額契約はサブスクの画面でも管理できます。契約を登録すると、MRR・ARR・解約率を自動で集計します。
この考え方について読む →Problems
営業中の案件と、担当者の稼働を別々に管理している。
断りすぎて、売上を逃す
来月には空きが出るのに、新しい相談を「今は手一杯」と断っている。
契約の見直しの時期に、成果をすぐに見せられない
更新の打ち合わせの前に、これまでの支援内容と成果を、担当者のメールやスプレッドシートから集め直している。
The screens
毎日開くのは、この4つの画面です。
案件
問い合わせから受注、更新までを1つのボードで追います。月額支援の更新も、案件として並びます。
空き枠カレンダー
メンバー×週で、割り当てた人日とキャパを並べます。今週の稼働率と空き人日も、数字で出ます。
月額契約
顧客ごとの月額契約と次回更新日を一覧で見られます。MRR・ARR・解約率も、ここから集計します。
デリバリー
立ち上げ・定常支援・更新前レビューの工程を、案件ごとに持ちます。期限と想定人日も同じ行に出ます。
Retention engine
定例会と更新のタスクを、自動で作成します。
支援会社版では、継続まわりの自動化がONの状態で使い始められます。動きが止まっている案件、しばらく連絡していない顧客、契約終了が近い顧客を1日1回確認して、通知やタスク、更新の案件を作成します。
自動化が作るのは、タスク・通知・下書きです。顧客へのメールは、送る相手と文面を担当者が決めてONにした自動化だけが送ります。AIの下書きは、担当者が確認してから使います。
既定でONになるもの
- 停滞動きが止まっている案件を検出して通知
- 受注後受注すると、受注処理のタスクを作成
- 健康度最後に連絡した日と未対応の問い合わせから、顧客ごとの健康度を毎晩計算
- 定例会60日連絡していない顧客に、定例会を設定するタスクを作成（日数は変更できます）
- 成果レポート顧客になって80日を過ぎ、健康度が良い・普通の顧客に、AIが成果レポートの骨子を下書き
- 更新準備契約終了の60日前に、更新準備のタスクを作成
- 更新アプローチ契約終了の90日前に、更新アプローチのタスクを作成
- 更新案件契約終了の90日前に、更新の案件を作成
- 追加提案更新まで90日以内で健康度が良い顧客に、追加提案を「今すぐ・更新と同時・見送り」のどれにするか、AIが理由と最初の一手をメモに残す
AI
日本語で聞けば、
その場で返ってきます。
AIに質問すると、稼働・契約・顧客の記録と、添付した資料から探して答えます。集計表を作る必要はありません。
今週の空き人日や今月更新の契約も、質問するだけで確認できます。
コンタクトやタスクの登録もAIに頼めます。AIが顧客へメールを送ることはありません。
- 今週の空き人日は？
- 今月更新の契約は？
- 解約リスクの高い顧客は？
- MRRの内訳は？
Mobile
スマートフォンでも、そのまま使えます。
- 専用アプリは不要 ブラウザで開くだけです。画面はスマートフォンの幅に合わせて切り替わります。
- 名刺はその場で撮る ボタンを押すとカメラが開き、撮った名刺をAIが読み取ります。訪問先や展示会でそのまま登録できます。
- 外出先で商談を確認 金額・ステージ・次の予定まで、移動中に確かめられます。
- パソコンと同じデータ 見ているのは同じ顧客データです。スマートフォンで直した内容は、そのままパソコンにも反映されます。
Permissions
担当外の顧客は、見えないようにできます。
顧客・会社・案件ごとに、見える範囲を「全体・チーム・自分」から選べます。業務委託のメンバーには、担当する顧客と案件だけを見せられます。エクスポートの可否は別に設定できます。下の表は設定の一例です。
- オーナー
- 全案件・稼働・契約・権限設定
- 管理者
- 運用全般と権限設定
- マネージャー
- 担当チームの顧客と案件を閲覧・編集
- メンバー
- 自分が担当の顧客と案件のみ
顧客・会社・案件の変更履歴が残るので、誰がいつ何を変更したかを確認できます。