辞めた生徒が、毎朝のタスクと月謝の催促に残り続ける

日曜の夜、教室のLINEに保護者から1通届きます。「部活が忙しくなるので、今月で辞めさせてください」。先生は丁寧に返事をして、それで終わりにします。翌朝、ホームのタスクにはその生徒の「次回予約を促す」が出ています。次の支払い日が近づくと、月謝がまた「未入金」に戻ります。先生は「この子はもう辞めた」と心の中でつぶやき、毎回読み飛ばします。

失っているのは、毎朝の読み飛ばしと、辞めた家庭への誤った催促

名簿の状態が実態とずれていると、システムは辞めた生徒を、通っている生徒として扱い続けます。損失はここです。

仮に生徒60人の教室で、毎月2人が辞め、1人が休むとします。状態を変えないまま半年たつと、名簿の中に通っていない生徒が18人まじります。その18人分のタスクと催促が、毎朝先生の目に入ります。

時間より重いのは、外に出てしまう連絡です。課題の催促を送る設定にしている生徒や、月謝の期日を過ぎた生徒には、辞めたあともLINEで催促が届くことがあります。丁寧に送り出した家庭に、翌月「お支払いが確認できておりません」と届くのは避けたいところです。

辞めた、休んだを名簿に入れるのは、事務の後回し仕事ではありません。連絡を止めるためのスイッチです。

Revenue CRMのスクール版では、カルテの「⚙ ステータス変更」で状態を変えると、次の晩から自動タスクと月謝の催促の大半が止まる

カルテで「休止」「卒業」「退会」を押すと、その晩の自動処理から、その生徒は通っていない人として扱われます。

下のナビの「生徒」を開き、生徒のカードを押してカルテを出します。「⚙ ステータス変更」に「体験予約」「受講中」「休止」「卒業」「退会」が並ぶので、今の状態を押します。

「退会」を押すと、「退会理由を入力してください（任意）」と小さな窓が出ます。一言でも理由を書いて進めると、カルテに退会日と理由が残ります。キャンセルを押すと退会になりません。ほかの状態は、押した瞬間に変わります。兆候に早く気づく方法は「退会の連絡が来てから、兆候があったことに気づく」に書きました。

「休止」「卒業」「退会」にすると、毎晩の自動処理で次のものから外れます。

• ホームとタスクの自動タスク（「次回予約を促す」「課題が出ていない」「月1サポート送信」など）とレッスン画面の「記録漏れ」
• 課題の自動リマインド（LINE）
• 月謝を期日前に「未入金」へ戻す処理と、月謝の期日超過のLINE催促

生徒一覧の上のチップでも「休止」「卒業生」「退会」に分かれます。いま通っている人数は、「受講中」と「卒業間近」のチップを足した数です。燃料は使いません。

注意が5つあります。

• 止まるのは次の晩の自動処理からです。押した直後は、その日のタスクが残ります。ホームの「受講中の生徒」の数は、休止・卒業・退会の生徒も数えるので減りません
• すでに期日を過ぎた未入金の行は、状態を変えても「支払い期日超過」のタスクに出続けます。「もっと」の「サブスク・請求」で、その生徒の月謝の「停止」を押します。押せるのはマネージャー（請求の編集ができる役割）だけです。PayPalで払っている行は「停止」が出ず、催促もここでは止まりません
• LINEの「予約する」は状態を見ません。生徒の担当か、レッスン画面の「種別ごとの担当」が決まっていれば、退会した生徒も予約できます。入っている予約も消えません
• 退会日は押した日になり、選べません（日本時間の朝9時前に押すと前日の日付になります）。理由だけを後から直す方法はなく、もう一度「退会」を押すと日付も変わります。別の状態に戻すと、退会日と理由は消えます
• 押せるのはマネージャーと、権限管理で「生徒」の「編集」をONにした役割（管理部・一般）です。権限が無いと、押しても何も起きません

最初の一歩

今週、生徒一覧で「受講中」のチップを押し、並んだ名前を上から読んでください。もう来ていない生徒、休むと聞いている生徒がいたら、その場でカルテを開いて「休止」か「退会」を押します。

これからは役割を分けます。辞める連絡を受けた先生が、最後のレッスンのあとに「退会」を押し、理由の欄に辞める日と理由を書きます。月謝を登録している生徒なら、代表（マネージャー）が「サブスク・請求」で「停止」を押します。

メールアドレスだけで入れるデモでは、退会の生徒のカルテで、退会日と理由がどう残るかを見られます。デモは共有で毎晩入れ直されるので、状態を押して試した結果はほかの訪問者にも見え、翌日には戻ります。