退会の連絡が来てから、兆候があったことに気づく

月末の夜、スクールのLINEに1通届きます。「今月いっぱいで退会させてください」。代表が担当の先生に聞くと、「そういえば、3週間くらい課題が出ていませんでした」と返ってきます。LINEをさかのぼると、2週間前の質問に、誰も返事をしていませんでした。

兆候はありました。ただ、それは先生のスマホと記憶の中にあって、代表の目に入る場所にはなかった。気づいたのは、決まったあとです。

失っているのは月謝ではなく、止められたかもしれない3週間

退会の連絡が来た時点で、できることはほとんど残っていません。失っているのは、声をかければ間に合ったかもしれない、その前の数週間です。

仮に月謝が1万円で、あと1年続くはずだった生徒が辞めると、12万円です。ただ、金額より重いのは、理由が分からないまま終わることです。「忙しくなったので」の一言で終わると、次の生徒にも同じことが起きます。

兆候は、欠席より先に、小さい形で出ます。課題が出なくなる。質問に返事がないまま数日たつ。欠席として数字に出るころには、気持ちがもう離れかけていることが多い。

私は、退会率を月末に集計することより、「止まった生徒」を止まったその週に見えるようにすることを先に勧めます。

Revenue CRMでは、課題が3営業日止まった生徒が、ホームの「今すぐ対応」に出る

スクール版のホームには「🚨 今すぐ対応」という一覧があります。受講中の生徒の課題が、種別ごとに、最後の提出から3営業日出ていないと、ここに「課題未提出」の札つきで1行出ます。行には、生徒の名前、種別、「最後の提出から3営業日」が並びます。

土日は数えません。休校日として登録した期間中は出ません。まだ一度も提出がない生徒は、開始日から数え、行には「開始から○営業日・提出なし」と出ます。開始日が入っていなければ、登録された日から数えます。

判定は1日1回の自動検知のときです。見出しの横の「🔄 今すぐ検知」を押すと、その場で同じ処理がまるごと走ります。課題の自動リマインドを「この生徒に送る」にしている生徒には、まだ催促していない種別の分が1通届きます。期日を過ぎた未入金の催促も、生徒のLINEに届きます。確かめるだけのつもりで押さないでください。

行の「カルテを開く」を押すと、その生徒のカルテが開きます。「📩 課題の提出」に、種別ごとに「最後の提出から○営業日」か「○営業日・提出なし」と出ます。その下に直近の提出が並ぶので、いつから間隔が空き始めたかが分かります。

逆向きの見落としもあります。生徒が出した課題を、誰も見ていない状態です。こちらは同じホームの「📩 届いた課題」に「未確認○件」と出ます。くわしくはLINEで届いた課題を、誰が見たのか分からないに書きました。

前提が3つあります。

• スクールのLINE公式アカウントがつながっていて、生徒がそのLINEと紐付いていること。紐付いていない生徒や、メニュー「課題を出す」で種別を選ばずに送った分は、出していても未提出として数えられます
• 下のナビの「レッスン」で、課題を出す種別に「課題あり」を付けてあること。数えるのは、その種別だけです
• その生徒に担当が付いていること。「今すぐ対応」の行は、その生徒の担当に入っている人の画面にだけ出ます。担当のいない生徒の行は、誰のホームにも出ません

返事をしていないLINEを自動で拾う表示は、いまのスクール版にはありません。ここで見えるのは、課題の側の兆候です。

全体を見たいときは、下のナビの「生徒」を開きます。上に「すべて」「受講中」「体験予定」「卒業間近」のチップが並びます。該当する生徒がいれば、「課題が滞り」「休止」「卒業生」「退会」も出ます。「課題が滞り」を押すと、3営業日以上あいている生徒だけが並びます。「休止」は月に一度開いて、戻る時期を聞いていない生徒がいないかを確かめてください。

それでも退会になったときは、カルテの「⚙ ステータス変更」で「退会」を押します（生徒を編集できる権限が要ります）。理由を聞く小さな窓が出るので、一言でも残してください（キャンセルを押すと、退会になりません）。退会日と理由が、同じカルテに残ります。

最初の一歩

明日の朝、ホームの「🚨 今すぐ対応」を開いて、「課題未提出」の行のうち、日数がいちばん長い1人に、その日のうちに連絡してください。催促ではなく、「最近どうですか」の一言で足ります。

全員に連絡しようとしないでください。1日1人で十分です。3営業日で気づいて声をかけるのと、3週間後に退会の連絡で知るのとでは、選べる手の数が違います。

画面を先に見たい場合は、デモをメールアドレスだけで開けます。