入会した生徒の名簿があるのに、一人ずつ登録し直している

今月の入会者は、すでにスプレッドシートにまとまっている。それなのに、生徒の登録画面を開いて、氏名とプランを一人ずつ写している。途中で電話が入ると、誰まで登録したかも確認し直しです。

Revenue CRMのスクール版には「CSV取込」があります。決まった列の順番に名簿を整えれば、新しい生徒をまとめて登録できます。最初に大事なのは、既存の名簿を更新する処理ではなく、新規追加だと理解して使うことです。

転記を始める前に、追加する人だけを分ける

一括取込へ渡すのは、まだ登録していない生徒だけです。登録済みの人も混ざった全名簿を、毎月そのまま渡す使い方には向きません。

同じ人を見つけて更新する処理はなく、同じCSVをもう一度取り込むと重複登録の原因になります。転記の手間を減らしても、後で名簿を突き合わせる作業が増えたら困ります。

元の表に「取込前・確認済み」の管理欄を置くなど、どこまで追加したかを残します。ただし、その管理欄は取り込むCSVには入れません。取込用の列は固定です。

「生徒」の「CSV取込」で、7列の内容を確認する

生徒一覧の「CSV取込」を押すと、「生徒CSV一括インポート」が開きます。ファイルを選ぶ欄と、読み込んだ文字を確認する入力欄があります。

入力欄に薄く出ている氏名などは記入例です。撮影ではファイル選択も取込も行っていません。

列は、次の順番です。

氏名、プラン、ステータス、開始日、英語レベル、目標、流入元。

1行目は見出しとして飛ばされ、2行目からデータを読みます。列名を見て自動で対応づける機能ではないので、空欄の項目も列を詰めずに残します。氏名が空の行は登録されません。

「CSVファイルを選択」でファイルを選ぶと、内容が下の欄へ読み込まれます。この時点では登録されません。確認して「取り込む」を押すと追加され、成功時は登録件数が表示されて画面が読み直されます。入力欄へCSVの文字を貼り付ける方法もあります。

最初の名簿は、簡単な内容でそろえる

最初は未登録の受講中の生徒に絞り、氏名・プラン・ステータスをそろえると確認しやすくなります。ステータスは「受講中」、体験の人なら「体験予約」が取り込めます。空欄は受講中として扱われます。他の状態まで、画面と同じ言葉をそのまま渡せるとは限りません。

この取込は列をカンマで区切る単純な形式です。項目内にカンマや改行がある名簿、引用符で囲んだ複雑なCSVには向きません。英語レベルや目標など、列名には英会話スクール向けの前提も残っています。

開始日を入れると、体験予約以外では3か月後の卒業日が自動で入ります。教室の期間と合わない場合は、開始日を空欄にした名簿から検討してください。また、月謝や入金記録、過去のレッスン履歴を移す機能ではありません。

最初の一歩は、未登録の2人分を準備すること

今週は、元の名簿から未登録の2人だけを選び、7列の取込用CSVを準備してください。運営や管理部など、生徒を作成できる人が内容を確認してから、自分の教室の環境で取り込みます。

プリペイドプランでは取込1回に燃料3を使い、残高が足りなければ取り込めません。

エラーが出たときは、すぐ同じCSVを送り直さず、生徒一覧に追加されていないか確認します。一部の処理の途中で失敗しても、生徒の行が残る場合があるためです。

Revenue CRMのデモでは、スクール版の「生徒」→「CSV取込」で画面だけ確認できます。共有デモへ実際の名簿を登録する必要はありません。