提案書や契約書のPDFが、担当者のPCとメールの中に散らばっている

金曜の夕方、取引先から電話が入ります。「先月いただいた見積、条件をもう一度確認したくて」。担当の営業は、今日から休暇です。

隣の席の人が商談を開きます。金額もステージも入っている。でも、出した見積書そのものはどこにもありません。PDFは担当のPCのデスクトップと、送信済みメールの中です。「月曜に本人から折り返します」としか言えません。

失っているのは、「会社として何を渡したか」の記録

商談の金額が残っていても、相手に渡した書類が会社に残っていなければ、約束の中身は担当者の手元にしかありません。

見積の有効期限、値引きの条件、契約書の更新の条項。書面で約束したことは、CRM（顧客管理システム）の項目には入りきりません。仮に引き継ぎのたびに、元の担当にメールを遡ってもらって1件10分かかるなら、10件で100分です。いちばん痛いのは、同じ相手に前回と違う条件の見積を出してしまうことです。

共有フォルダに置くルールを作っても、商談とつながっていないと「どのフォルダだっけ」で止まります。置き場所は、商談の画面そのものがいちばん迷いません。

Revenue CRMでは、書類をその商談に置いておく

会社・コンタクト・商談の詳細画面に「添付」タブがあります。そこに置いたファイルは、その記録を開ける人なら誰でも取り出せます。

商談を開き、「添付」タブの「アップロード」を押してファイルを選びます。上げたファイルは、ファイル名・サイズ・上げた人の名前つきで新しい順に並び、ダウンロードのアイコンで開けます。

置けるのは、PDF、Word、Excel、PowerPoint、画像（JPEG・PNGなど）、テキストとCSVです。

PDF・画像・テキスト（CSVを含む）は、上げたあとに中身の文字が読み取られます。画面右下のAIエージェント（⌘E / Ctrl+E）に「支払い条件が書いてある見積書」のように聞くと、当てはまりそうな箇所の抜粋が返ります。

注意が5つあります。

• 大きなファイル（数MBを超えるPDFなど）や、ZIPなど対応していない形式は、何の表示も出ずに一覧に入らないことがあります。上げたら、一覧に並んだかを目で確かめてください。入らなかったPDFは、圧縮してから上げ直してください
• Word・Excel・PowerPointは置けますが、中身は読み取られず、AIエージェントの検索にはかかりません。内容で探したい書類はPDFにして上げるのが確実です。長い書類は前のほうだけが読み取られることがあり、検索で返るのは抜粋だけで、どのファイルかへのリンクは出ません
• 置いたファイルは、その記録の「添付」にだけ並びます。商談に置いた見積書は、会社やコンタクトの画面には出ません。「見積と契約は商談に置く」のように、置き場所をチームで1つに決めてください
• 削除のアイコンは、ワークスペースのメンバーなら誰でも押せます。消したファイルはゴミ箱に入らず、画面からは元に戻せません。監査ログにも残りません
• AIエージェントの資料検索は、閲覧範囲の設定にかかわらず、ワークスペースにある全部の資料から抜粋を返します。社内でも見せる人を絞りたい書類は、置くかどうかを先に決めてください

添付ファイルの一覧を、ダウンロード用のリンクつきでCSVに書き出す方法（オーナーと管理者のみ）は、顧客とのやり取りの記録が、CRMの中にしか無いに書きました。

最初の一歩

今週、進行中の商談のうち金額の大きい3件だけ、最後に出した見積書のPDFを「添付」に上げてください。置き場所のルールは、その3件をやってから決めれば十分です。

版を出し直したときは、古いほうを消すかどうかもその場で決めてください。同じ名前で上げると、2つ並びます。

次に誰かが休んだ日、その3件については、電話口で「少々お待ちください」と言えるはずです。

メールアドレスだけで試せるデモで「B2B」を選び、「商談」から1件開くと「添付」タブがあります。デモは共有なので、置いたファイルはほかの人にも見えます。実際の書類は上げず、場所を確かめるだけにしてください。デモを試す