顧客とのやり取りの記録が、CRMの中にしか無い

期末の監査の前に、経理から営業部長へ依頼が来ます。「この取引先と、いつ誰が何を話したか、記録を一式ください」。部長はコンタクトの一覧画面からCSVを落とします。出てきたのは氏名と会社と電話番号の表でした。電話の記録も、商談の経緯も、先方から届いた見積の添付も入っていません。結局、画面を1件ずつ開いて写すことになります。

失っているのは、記録をシステムの外に出せないことで手放している、選び直す自由

顧客との記録がシステムの中にしか無いと、困るのは監査の日だけではありません。

仮に取引先が300社あり、1社の経緯を画面から写すのに5分かかるとします。全部で25時間、ほぼ3人日です。担当の退職で引き継ぎ資料を作るときも、同じ作業が発生します。

もっと重いのは、乗り換えや契約の見直しを考えるときです。記録を持ち出せる確信が無いと、「今のツールが合っていない」と分かっていても動けません。控えを手元に持つことは、選び直す自由を持つことです。

Revenue CRMでは、「設定」の「データの書き出し」から、8種類の記録を全件CSVで落とせる

サイドバーの「設定」を開き、「運用」の中の「データの書き出し」を押します。種類ごとに1行ずつ並び、各行の「CSV」を押すとそのファイルが落ちます。

書き出せるのは次の8種類です。

• コンタクト、会社、商談（全項目。カスタム項目は、まとめて1列にJSON形式で入ります）
• 活動履歴（電話・会議・メールなどの記録と、紐づくコンタクト・会社・商談）
• メモ、タスク
• メール（Gmail連携で取り込んだ分の日時・差出人・宛先・件名・冒頭の抜粋）
• 添付ファイル（一覧と、1件ずつのダウンロードURL）

件数の上限はありません。関連先は名前とIDの両方で出るので、ほかのツールに移すときに紐付け直せます。日時は日本時間で、文字コードはBOM付きのUTF-8なので、スプレッドシートでそのまま開けます。見出しは表示言語に合わせて出ますが、ライフサイクルなどの選択肢は画面の言葉ではなく、保存されている値（例: customer）のまま出ます。書き出すたびに、誰が何を何件出したかが「監査ログ」に残ります。

知っておくことが5つあります。

• 使えるのはオーナーと管理者だけです。閲覧範囲の設定に関係なく、組織の全件が出ます
• 1種類ずつの書き出しです。まとめて落とすボタンはありません
• Gmail連携で取り込んだメールの本文の全文、見積、チケット、受信箱の会話、カレンダーの予定、一斉配信の送信履歴は入りません（Revenue CRM から送った1対1のメールは、本文ごと活動履歴に入ります）
• ゴミ箱に入れたコンタクト・会社・商談は入りません。添付のURLは書き出してから7日で切れます
• 書き出したCSVを、そのまま取り込んで元に戻すことはできません。CSVの取り込みで入れられるのはコンタクト・会社・商談の3種類だけで、IDは引き継がれません

もう1つ、書き出しは契約が有効なうちに行ってください。契約が終わると、ログインしたあとの画面が終了の案内に切り替わり、設定を開けなくなります。

最初の一歩

今週、オーナーか管理者が8種類を一度ずつ書き出し、日付を付けたフォルダに入れて、社内の共有ドライブに置いてください。添付は、必要なファイルだけ7日以内にURLから落とします。

毎月1日に同じ作業をする予定も、あわせて入れておきます。監査や引き継ぎで「全部出して」と言われたとき、そのフォルダを渡すところから始められます。

メールアドレスだけで試せるデモで「B2B」（法人営業向け）を選ぶと、「設定」の「データの書き出し」で、どの記録がどの列で出るかを確かめられます。デモを試す