Excelの顧客リストから、いつまでもCRMに移れない

CRMを契約して1か月。営業事務の担当者のデスクトップには、今も「顧客リスト_最新.xlsx」があります。シートは年度ごとに5枚、列は「氏名」「取引先名」「TEL」「備考」。備考には、3年前の担当者が書いた経緯が残っています。

「整理してからCRMに入れよう」。そう決めてから、整理は一度も始まっていません。営業は今日もExcelを更新し、CRMには試しに入れた3件だけが入っています。

失っているのは移行の手間ではなく、二重管理が続く毎日

Excelから移れない間、ExcelとCRMの両方が「正しいかもしれない場所」になり、どちらも信用されなくなります。

仮に営業が5人、Excelを開いて直す時間が1人1日5分だとします。月20日で約8時間です。その8時間は、移行が終わるまで毎月かかり続けます。しかもCRM側は空なので、契約した意味がまだ1日も生まれていません。

移行が止まる理由は、データの量ではありません。「きれいにしてから」という順番です。5年分のリストを全部きれいにする作業には終わりがなく、終わりのない作業は始まりません。

私は、リストを整えてから移すことを勧めません。いま動いている顧客だけを先に入れ、残りは必要になった日に入れる。全部を移すことより、明日からExcelを開かなくて済むことのほうが先です。

Revenue CRMでは、列名が合っていればCSVを置くだけで入る

取り込めるのは、コンタクト、会社、商談の3つです。サイドバーのそれぞれの一覧を開くと、右上に「CSVインポート」があります。押してCSVファイルを置くと、「インポートのプレビュー」が開きます。

プレビューでは、Excelの列名がどの項目に当たったかが「認識されたカラム」に並び、当たらなかった列は「未認識:」に出ます。その下に先頭3件が表示され、「○ 件をインポート」を押すと入ります。終わると「インポート完了」に入った件数が出て、入らなかった行は「エラー詳細」に、見出しを除いた行番号つきで並びます。ただし、メールアドレスの重複でスキップされたコンタクトはここに出ず、件数にも含まれます。

止まりやすい場所は4つで、どれもExcel側で直せます。

1つ目は氏名です。コンタクトは「姓」と「名」の2列が必須で、「氏名」の1列だけでは取り込めません。姓と名の間に空白があれば、Excelの「区切り位置」で2列に分けられます。

2つ目は列名です。「未認識:」に出た列は取り込まれません。「取引先名」は「会社名」に見出しを書き換えます。「備考」「TEL」「メール」「役職」「部署」はそのまま当たります。

3つ目は保存形式です。Excelのブック（.xlsx）のままでは選べません。「名前を付けて保存」で「CSV UTF-8（コンマ区切り）」を選びます。

4つ目は順番です。会社、コンタクト、商談の順に入れてください。コンタクトは「会社名」が登録済みの会社と一致したときに、その会社にひもづきます。商談も、会社は名前で、コンタクトはメールアドレスでひもづきます。先に会社が入っていないと、つながらないまま入ります。会社名は表記が同じときだけ一致するので、「株式会社」と「（株）」が混ざっていたら、先にそろえてください。商談のステージは名前で照合され、合わないものは最初のステージに入ります。

重複も見ています。メールアドレスが同じコンタクト、名前かドメインが同じ会社は、スキップされます。ただし、商談と、メールアドレスが空のコンタクトは照合されません。同じファイルを二度入れないことだけ、気をつけてください。なお、プリペイドのプランでは、コンタクトの取り込み1回ごとに燃料を使います。

HubSpotやSalesforceを使っている場合は、CSVに書き出さなくても、設定の「連携」にある「他社CRM（読み取り）」にアクセストークンを入れると、商談を取り込めます。「コンタクトも取り込む」にチェックを入れれば、コンタクトも入ります。1回に入るのはそれぞれ500件までで、会社は対象外です。読み取りだけなので、元のCRMのデータは書き換わりません。

最初の一歩

今週、Excelのリストから「直近3か月に連絡を取った顧客」だけを別のシートに抜き出してください。そこから会社のファイルとコンタクトのファイルを1つずつ作り、会社、コンタクトの順に入れます。

残りの行は入れません。捨てるのではなく、Excelのまま置いておきます。問い合わせが来た日に、その1社だけ入れれば足ります。来週の月曜から、営業が開くのはCRMだけ、という状態を先に作ってください。

メールアドレスだけで試せるデモ環境を用意しています。「法人営業」を選ぶと、データの入った状態でコンタクトと会社の一覧を開けます。デモを試す