入れたデータが持ち出せない気がして、管理ツールを変えられない

月初、税理士から「先月の月謝、誰が入金済みで誰が未納か、一覧をください」と連絡が来ます。管理ツールには請求の画面はありますが、出てくるのは画面だけです。代表はスマホで画面を撮り、生徒40人分のプランと金額と状態をExcelに打ち直します。毎月のことです。打ち終わった夜に、ふと思います。別のツールに変えたくなっても、この名簿は同じように打ち直すしかないのではないか。

失っているのは、打ち直す時間と、ツールを選び直す自由

一番の損失は、年に数回の打ち直しではなく、「入れたら出せない」と分かっているから、不満があっても次のツールへ動けないことです。

仮に生徒40人分を毎月打ち直すと、年に480行です。1行30秒でも4時間かかり、打ち間違いは税理士のところで見つかります。それより大きいのは、ツールを変える判断のたびに「名簿の入れ直し」が天秤に乗り、結局いまのツールを使い続けることです。

入れたデータは、いつでもExcelで開ける形で持ち出せるのが前提です。それが無いツールに、教室の記録を預けてはいけません。

Revenue CRMでは、「データの書き出し」で4つのCSVがその場で落ちる

マネージャーか運営の人が「もっと」→「データの書き出し」を開き、4つの行のどれかを押すと、CSVがその場でダウンロードされます。Excelで開くと日本語がそのまま読めます。

入れる場所は、下のナビ「もっと」の「データの書き出し」です。PCではサイドバーに「書き出し」と出ます。画面には「教室のデータをCSVで書き出します（Excelでそのまま開けます）。ご契約の終了日から30日間も書き出せます。書き出した操作は監査ログに残ります。」とあり、その下に4つの行が並びます。

• 「生徒」: 氏名、氏名（英字）、状態（受講中・体験予約・卒業間近・休止・卒業生・退会）、プラン、開始日、卒業予定日、退会日と退会理由、メール、知ったきっかけ、初回ヒアリングの5項目、登録日時。退会した人も卒業した人も全員入ります
• 「レッスンの記録」: 実施日、生徒、担当講師、種別、状態、内容
• 「課題の提出」: 提出日時、生徒、種別（文章・写真・音声など）、課題の種類、本文、確認日時、経路
• 「請求」: 生徒、プラン、金額（円）、状態（入金済・未入金・決済失敗・「解約・停止」の4つ）、区分（「月謝（教室で管理）」か「外部（PayPal・卒業後プラン）」）、次回日、期日、催促の送信日時

税理士に出すのは「請求」の1枚です。ファイル名は「school_billing_日付.csv」で、Excelでそのまま開き、状態の列で絞れば「誰が入金済みで誰が未納か」の一覧になります。ただし出るのは今の状態が生徒ごとに1行で、入金日や月ごとの入金の履歴は入りません。毎月1回落としておけば、その積み重ねが年度の記録になります。

押すたびに「監査ログ」に「データの書き出し ・ 請求」と、書き出した人と件数が残ります。誰がいつ名簿を持ち出したかは、あとから見られます（最新40件）。

注意が5つあります。

• 使えるのはマネージャーと運営の人だけです。管理部と一般の人には、メニューにも画面にも出ません。「権限管理」で開くことはできません。持ち出しは閲覧より重く、請求には金額が入るためです
• 出るのは4つだけです。課題の写真・音声・動画そのもの、LINEのやり取り、タスク、スタッフと担当の割り当て、予約、休講期間は入りません
• 「生徒」のCSVは、「生徒」の「CSV取込」が読む7列（氏名、プラン、ステータス、開始日、英語レベル、目標、流入元）と列の数も並びも違うので、そのままでは入りません。別の教室に入れ直すには、先に7列に作り直す必要があります。レッスン・課題・請求は取込の画面がありません
• 英語表示にしていても、CSVの見出しと状態の言葉は日本語です
• 押した直後に「完了」の表示は出ず、ファイルが落ちるだけです。中の日時は日本時間ですが、ファイル名の日付は世界標準時なので、朝9時前に押すと前日の日付が付きます

契約が終わったあとも、画面の文言どおり30日間は書き出せます。そのあと教室のデータは消えます。使い続けるかどうかにかかわらず、年度の区切りに4つとも落としておくのが安全です。

最初の一歩

今週、マネージャーか運営の人が「もっと」→「データの書き出し」で「請求」を押し、Excelで開いてください。金額と状態が読めれば、今月の税理士への一覧はそのファイルで足ります。

そのまま残りの3つも落として、教室のGoogleドライブなどに「2026年10月」のフォルダを作って入れておきます。月に1回、同じことを繰り返せば、ツールを変える日が来ても名簿を打ち直す必要はありません。

メールアドレスだけで試せるデモで「スクール」を選ぶと、「もっと」→「データの書き出し」から4つのCSVを同じ画面で落とせます。デモを試す