info@に来た問い合わせに、誰が返したか分からない

木曜の午後、info@に「見積りをお願いできますか」というメールが届きます。総務が営業3人に転送し、「どなたか対応お願いします」と添えます。金曜、2人が別々に返信していたことが分かります。同じ週のもう1通は、3人とも「誰かが返したはず」と思ったまま、2週間後に「まだお返事がありません」という電話で見つかります。

失っているのは、返事の速さではなく「いま誰が持っているか」が見える状態

返事が遅いこと自体より、「返したのか、まだなのか、誰が持っているのか」を誰も確かめられない状態が損失です。二重返信は「社内で話が通っていない会社」と映り、放置は案件がそのまま消えます。

仮に月に20件の問い合わせが代表アドレスに来て、1件が誰も返さないまま流れるとします。平均の受注額が50万円なら、年に600万円分の商談が、届いていたのに始まらなかったことになります。転送の「お願いします」は、担当を決めたことにはなりません。

Revenue CRMでは、問い合わせが「インボックス」に会話として並び、担当者と「解決」が付く

サイドバーの「インボックス」を開くと、問い合わせが1件ずつ会話として並び、それぞれに担当者を付け、返したら「解決」で閉じられます。どの役割でもメニューに出ます。

入り口は2つあります。1つはRevenue CRMのフォームからの送信で、全部が「フォーム」という受信箱に自動で会話として入ります。もう1つが代表アドレスのメールです。見出し横の「+」（新規インボックス）を押し、「インボックス名」を入れ、種類に「メール」を選ぶと「転送元のアドレス（例: [email protected]）」の欄が出ます。info@を入れて「作成」すると、この受信箱専用の転送先アドレスと転送の設定手順が出ます。info@からそこへ転送すると、届いたメールがここに入ります。送った人のメールアドレスでコンタクトが探され、無ければ作られます。

一覧は「オープン」「解決済」「全て」で切り替えます。会話を開くと上に「担当者」の選択があり、「未割当」か組織のメンバーから選びます。返したら「解決」を押すと「解決済」に移り、「再オープン」で戻せます。返信は下の「返信を入力…」に書いて「送信」です（Enterで送信、改行はShift+Enter）。返信した人がGoogle連携をしていればその人のGmailから、していなければ組織の検証済みの送信ドメインから、それも無ければRevenue CRM共通の差出人から送られます。会話にコンタクトが結びついていれば、返信はそのコンタクトの「アクティビティ」タブに「メール」として返信した人の名前と日時つきで残り、「最終コンタクト」の日付も更新されます。新しい会話やメールは、画面を開いたままでも増えます。

注意が5つあります。

• 担当者を選んでも、その人への通知は飛びません。「自分の担当だけ」を絞る機能も無いので、「オープン」の一覧を開いて担当者を見る運用になります
• 返信はinfo@からではなく、返信した人のGmailか、送信ドメインかRevenue CRM共通の差出人から届きます。お客様がそれに返信すると、その受信箱にも同じ転送を設定していない限り、インボックスには入りません。「解決」にしたあとに来た返事は、同じ件名でも新しい会話になります
• 作成した受信箱に「メールの受信はまだ準備中です」と出るときは、運営側の設定待ちです。そのあいだもフォームからの送信は入ります
• 添付ファイルは取り込まれず、返信にも付けられません。送信に失敗したとき（宛先のメールアドレスが無い、コンタクトが連絡不可、など）は、書いた文が返信欄に戻るだけで、エラーは出ません
• 受信箱と会話を消す操作はありません。メールから作られたコンタクトは会社と結びつきません

最初の一歩

今週、代表アドレスを1つだけ転送してください。「インボックス」で「メール」の受信箱を作り、出てきた転送先アドレスを「コピー」して、Gmailの「設定」→「転送と POP/IMAP」→「転送先アドレスを追加」に入れます。確認コードのメールはこの受信箱に届きます。

転送が動いたら、届いた1通に「担当者」を付け、返したら「解決」を押す、を全員で1週間続けます。来週の朝会で「オープン」の一覧を開き、残っている会話に担当者が付いているかだけを見てください。

メールアドレスだけで試せるデモで「B2B」（法人営業向け）を選ぶと、「インボックス」の見本の会話で、担当者の選択と「解決」を確かめられます。デモを試す