自動化175本を渡されて、1本もONにできない

CRM の管理者になった人が、ワークフローの一覧を前に固まる。どれも便利そうに見えて、どれが自分の会社に要るのか分からない。結末は2つしかありません。1本も ON にしないまま半年たつか、良さそうなものを全部 ON にして、通知が鳴り止まなくなり、2週間後に全部 OFF にするか。

8年の導入支援で、この2つ以外の結末を見たことがほとんどありません。

自動化は、増やすより減らす方が難しい

一度 ON にした通知は、切るときに「誰かが困るかもしれない」という迷いが出ます。だから切れず、読まれない通知が溜まり、本当に読むべき通知が埋もれる。ゼロから8本に増やすのは簡単ですが、30本から8本に減らすのは、社内の説明を含めて数週間かかります。

だから、最初に ON にする本数を少なくすることが、設定の仕事の大半です。私は上限を8本に置いています。

Revenue CRM では、4つ答えると数本だけ出る

自動化の画面を開くと、175本が入っています。全部は見なくてかまいません。一番上の「どれをONにするか診断する」を押してください。質問は4つです。

自動化の画面。175本の一覧より上に、診断のカードが1枚だけあります。

1. 顧客がどこから来るか。問い合わせフォーム、紹介、イベント、広告、こちらからの接触、から複数選べます
2. 新規の問い合わせが月に何件あるか。10件までか、11件以上か
3. 商談が何回の打ち合わせで決まるか。1、2回で決まるか、3回以上かかるか
4. 売ったあとに何が続くか。継続課金か、納品して運用が続くか、単発か

答えると、その商売で最初に効くものだけが、1本ずつ理由の一行つきで出ます。多くても8本です。「この○本をONにする」を押せば終わります。

4つの質問。答えはボタンを押すだけで、文字は打ちません。

結果は本数と理由の一行で出ます。この画面はデモ環境で撮ったもので、すでにONになっている自動化は候補から外れるため3本になっています。新しいワークスペースでは本文の例のように7本前後が出ます。

たとえば、問い合わせフォームから月に数件、1、2回の打ち合わせで決まり、単発で売り切る商売なら、出るのはこのあたりです。

• 問い合わせを受け取って、記録と担当決めの起点にする
• 受け取った見込み客に担当を付ける。担当が空のまま放置されるのが、いちばん多い取りこぼしです
• 担当が決まったら初回対応のタスクを作る。覚えていることを前提にしない
• 同じ段に留まったまま反応がない商談を知らせる
• 受注したら、その先の処理に自動で回す
• 失注も記録する。単発の商売では、失注リストが次の見込み客リストになります
• 取り込みと手入力で同じ会社が二重に増えるのを、作られた時点で止める

7本。これで最初の1か月は回ります。

問い合わせが月に11件以上あると答えれば、全部は追えない前提で、点数が一定を超えた人だけを営業に渡す自動化が加わります。商談が3回以上かかると答えれば、次に何をいつやるかを決めておく自動化と、誰が決裁するのかを残す自動化が加わります。継続課金なら、更新日の管理と、更新90日前の危険判定が入ります。答えによって中身が変わるので、自分の商売のとおりに答えてください。

メールを送る自動化が「別枠」に出たら

送信ドメインを設定していないと、メールを送る自動化は「先に送信ドメインの設定が要るもの」として別枠に出ます。これは正しい動きです。送信ドメインが未設定のときは、ON にしてもメールは1通も出ません。設定 → 送信ドメインで自社のドメインを入れ、表示された DNS レコードをドメインの管理画面に貼って「検証」を押す。一度きりの作業です。

最初の一歩

診断を1回だけやって、出た本数のまま2週間使ってください。足すのは、使っていて「これ、毎回手でやっているな」と気づいたときです。そのときに一覧を探せば、大抵1本で済みます。

操作は動画「自動化を選ぶ」（5分）で見られます。