レッスンで何をやったかが引き継がれず、担当が替わると最初からになる

3月、長く教えていた先生が教室を離れることになりました。担当していた生徒は14人。引き継ぎの日、その先生は自分のノートを開きながら、一人ずつ口頭で説明します。新しい先生は、14人ぶんを1時間では書ききれません。

4月の最初のレッスンで、新しい先生は生徒に聞きます。「前回はどこまでやりましたか」。保護者は、その様子を見ています。

失っているのは引き継ぎの1時間ではなく、生徒が積み上げてきた数か月

担当が替わると最初からになるのは、先生の能力の問題ではありません。レッスンの内容が、教室ではなく先生個人の持ち物になっているからです。

数字にすると見えます。仮に週1回のレッスンで、新しい先生が生徒の現在地をつかむまでに2回かかるとします。月4回のうちの2回、月謝の半分にあたる時間が、確認に使われます。14人なら28回ぶんです。

生徒に「また同じ説明をするのか」と思われた時点で、教室への信頼も少し減ります。

私が勧めるのは、うまい記録を書くことではありません。全員が、同じ場所に、毎回残すことです。

Revenue CRMのスクール版では、生徒のカルテから記録し、同じカルテに残る

記録の入口と、あとで読む場所が同じ画面にあります。生徒のカルテを開いて「＋ レッスン記録」を押します。

「レッスン記録」の画面には、開いていた生徒の名前と今日の日付が入っています。上から、「種別」を選ぶと「担当」が入ります（担当が2人以上いる種別では選びます）。「トピック（複数可）」「今日の出来」「宿題を出した」はタップで選び、「メモ（任意）」に一言書いて「記録する」を押します。「✓ 記録しました」と出れば完了です。

記録は、その生徒のカルテの「📖 レッスン・対応履歴」に、種別と日付とともに並びます。選んだ項目は「トピック: 旅行・とても良い・はい」のように一続きで並び、そのあとにメモが続きます。出来と宿題も「トピック」の後ろに入るので、読む人にはそう伝えておいてください。教室全体の記録は、下のナビの「レッスン」を開くと、「レッスン履歴」の「📖 履歴」に生徒と担当の名前つきで並びます。ここに出るメモは冒頭だけなので、読むのはカルテのほうです。

使う前に知っておいてほしいことが5つあります。

1つ目は、種別の登録が先に要ることです。種別が一つも無いと、記録の画面に「レッスン種別がまだ登録されていません」と出て進めません。「レッスン」の画面の「🎓 種別ごとの担当」で「＋ 種別を追加」を押し、「レッスン種別」と「担当」を入れて「追加する」を押します。登録できるのは、マネージャーと、「権限管理」で「レッスン」の「編集」が開いている役割の人です。

2つ目は、最初から選ばれている項目です。「今日の出来」は「とても良い」、「宿題を出した」は「はい」が選ばれた状態で開きます。違うときは選び直してください。そのまま押すと、その内容で残ります。

3つ目は、「トピック（複数可）」の選択肢です。「日常会話」「フリートーク」「旅行」「ビジネス」「発音」の5つで固定されていて、英会話を想定した並びです。ほかの科目の教室では、ここは選ばず、内容を「メモ（任意）」に書いてください。

4つ目は、日付です。日付は記録した日が自動で入り、変えられません。日本時間の朝9時より前に記録すると、画面に今日の日付が出ていても、前日の日付で残ります。レッスンが終わったその場で記録するのが、いちばん確実です。

5つ目は、直せないことです。保存した記録を書き直したり消したりするボタンはありません。間違えたときは、正しい内容でもう一度記録し、メモに「訂正」と書いてください。

記録は、役割にかかわらず全員が残せます。全員の記録を全員が読めます。記録できる人を絞りたいときは、メニューの「権限管理」で、役割ごとに「レッスン」の「作成」を閉じられます。変えたあとは、その役割の人の画面で実際に記録できるかを確かめてください。権限の分け方は、先生に生徒の記録は見せたいが、月謝の金額までは見せたくないに書きました。

最初の一歩

今週、先生全員に一つだけ頼んでください。「次のレッスンから、終わったら生徒のカルテで『＋ レッスン記録』を押し、メモに一言だけ書く」。書く内容は、「今日やったこと」と「次にやること」の2つで足ります。

過去のノートを入れ直す必要はありません。今日から先の記録がたまれば、次に担当が替わる日の引き継ぎは、カルテを読むことから始められます。

画面を先に見たい方は、メールアドレスだけで入れるデモで「スクール」を選び、「受講中」の生徒を一人開いてください。「📖 レッスン・対応履歴」に、記録が並んだ状態を見られます。