先生に生徒の記録は見せたいが、月謝の金額までは見せたくない

教室の名簿は、たいてい一つの表です。生徒の名前、連絡先、担当の先生、コース、そして月謝の金額と入金の有無が、同じ行に並んでいます。

新しい先生が入ると、代表は迷います。表を共有すれば、全員の月謝と未入金が見えてしまいます。共有しなければ、先生は自分の生徒の連絡先を代表に聞くことになります。結局、表は代表だけが持ち、先生からの「この生徒さん、今月は入金ありましたか」に、そのつど答えます。

損失は「答える手間」ではなく、情報が代表一人に集まること

困るのは、金額を隠すために、金額以外の情報まで代表の手元に止まることです。

手間のほうは数えられます。仮に先生が4人、それぞれ週に5回、生徒のことを代表に確かめ、1回に3分かかるとします。週に1時間、月に4時間ほどです。

数えにくいほうが重いです。先生は、目の前の生徒が未入金かどうかを知りません。代表が休むと、誰も答えられません。金額を守るための運用が、教室全体の動きを遅くしています。

私は、「見せるか、見せないか」の二択をやめることを勧めます。分けるべきなのは人ではなく、情報の種類です。生徒とレッスンの記録は全員に、金額は代表だけに。

Revenue CRMのスクール版では、金額だけが最初から閉じてある

生徒とレッスンの記録は全員に見え、月謝の金額はマネージャーにしか見えません。この分け方が最初から入っていて、メニューの「権限管理」で確かめられます。

画面には役割が3つ並びます。「マネージャー」「管理部」「一般」です。それぞれに「生徒」「レッスン」「タスク」「請求」の4行があり、各行に「閲覧」「作成」「編集」「削除」の4つが並びます。押すと保存されます。「マネージャー」は「常に全権限」で、変えられません。

このうち、いま画面と操作に効くのは、「請求」の閲覧と、生徒・レッスン・タスクの作成や編集です。「削除」と、生徒・タスクの「閲覧」は、押しても見え方は変わりません。変えたときは、画面を開き直して、思ったとおりになっているかを確かめてください。

金額を見られるのはマネージャーだけです。「請求」の行を動かせるのもマネージャーだけで、管理部がこの画面を開いても、その行は押せません。管理部が自分で金額の閲覧を開け直すことはできない、ということです。

「請求」の閲覧がない人には、こう見えます。メニュー画面の「サブスク・請求」は「入金状況」という名前に変わります。開くと、「入金済」「未入金」「決済失敗」の件数と、生徒ごとの「契約済」と次回の日付、入金の状態が出ます。月謝の金額と月次の売上は出ません。画面にも「金額は管理者のみが閲覧できます」と書かれています。

先生は、誰が未入金かは分かります。いくらかは分かりません。これが、名簿の表ではできなかった分け方です。

隠しているのは表示だけではありません。作成や編集の操作も、同じ表をもとにサーバー側で判定するので、権限のない操作は通りません。AIアシスタントに質問した場合も同じ決まりが使われ、金額を見られない人の質問には、金額のデータが渡りません。

権限を変えた記録は、メニューの「監査ログ」に「権限変更」として残ります。直近の操作なら、誰がいつ変えたかを確かめられます。

役割は、メンバーを招待するときに決めます。生徒の記録そのものは、役割にかかわらず全員が見られます。担当の生徒しか見えない設定にはなっていません。

最初の一歩

今週、いまの名簿の表を開き、列を二色に塗り分けてください。先生全員に見せてよい列と、代表だけが見る列です。代表だけの列が月謝と入金額だけなら、分け方は「請求」を閉じるだけで足ります。それ以外の列が代表だけになっていたら、その理由を一つずつ言葉にしてみてください。理由が言えない列は、先生に見せてよい列です。

画面を先に見たい方は、メールアドレスだけで入れるデモで確かめてください。デモはマネージャーとして入るので、「権限管理」の画面と、金額が見える側の請求画面を見られます。