体験レッスンで聞いた話が、先生の頭の中にしか残らない

体験レッスンの最初の10分は、いちばん濃い会話です。「なぜ習おうと思ったんですか」「前にやっていたことは」「いつまでにどうなりたいですか」。生徒は初対面の先生に、けっこう正直に話します。

その10分の中身は、体験を担当した先生の頭の中に入ります。紙のヒアリングシートがある教室でも、埋まっているのは名前と連絡先と、空欄の目的欄。入会が決まって別の先生が担当になると、初回にまた同じ質問をする。生徒は「体験のときに言ったのに」と思い、言いません。

損失は「メモが無いこと」ではなく「同じ質問を二度すること」

体験で聞いた話が残っていないと、入会後の最初のレッスンが「初対面」からやり直しになります。目的もレベルも分からないまま教えるので、最初の数回が様子見に使われます。生徒がいちばん期待している時期に、いちばん手探りのレッスンをすることになります。

Revenue CRMでは、体験で聞いたことがカルテの決まった場所に残る

スクール版では、生徒のカルテに「📝 初回ヒアリング」という欄があります。項目は6つです。「きっかけ（どう知ったか）」「基本情報」「英語レベル」「テスト会話：よかった点」「テスト会話：課題」「3ヶ月後の目標（何ができるように）」。入っていない項目は「未入力」と出ます。

手で埋める方法は3つあります。

1つ目は、体験予約フォームです。「生徒」の画面にある「体験予約フォーム（公開URL）」から申し込んだ人は、本人が書いたきっかけ、レベル、目標が、最初からこの欄に入っています。

2つ目は、登録のときに手で入れる方法です。「＋ 新規生徒」の画面に同じ6項目があります。

3つ目は、体験のあとに貼る方法です。カルテの「🎥 テスト会話から自動入力」を開き、会話の文字起こしか、自分のメモを貼って「✦ AIで抽出してカルテに反映」を押します。貼った文章が6項目に振り分けられ、「✓ カルテに反映しました」と出ます。

カルテは、教室のメンバー全員が開けます。体験を担当した先生と入会後の担当が違っても、初回の前に同じ欄を読めます。

知っておくこと

「✦ AIで抽出してカルテに反映」は、押すとすぐカルテに書き込まれます。確かめてから保存する画面はありません。反映されたら、カルテを開いて6項目を読んでください。

貼った文章から読み取れた項目は、すでに入っている内容を上書きします。フォームで本人が書いた目標も、「基本情報」に入っているメールアドレスも、置き換わります。貼る前に連絡先を控え、残したい内容は貼る文章に含めておきます。

登録したあとで、項目を1つだけ手で直す画面はありません。直したいときは、正しい内容を書いたメモを貼って、もう一度反映します。

項目の名前は英会話スクール向けで、変えられません。「英語レベル」「テスト会話」は、ほかの習い事ではそのまま読み替えて使うことになります。

入会しなかった人の理由を残す専用の欄は、ありません。

最初の一歩

次の体験が終わったら、その日のうちに、覚えていることを3行だけ書いて貼ってください。きれいな文字起こしは要りません。入会が決まったら、担当の先生に「初回の前に、カルテの初回ヒアリングを読んでください」と一言添える。そこまでが1セットです。

スクール版の画面は、メールアドレスだけで入れるデモで「スクール」を選ぶと確かめられます。