オンライン商談の中身が、話した人の頭にしか残らない

午後4時、Zoomの商談が終わります。先方は3人、こちらは担当が1人。導入の時期、決裁の順番、「来週金曜までに概算を」という宿題まで出た、中身のある1時間でした。担当は次の会議に5分遅れで入り、そのまま一日が終わります。CRMの商談に入るのは「オンライン商談済み」の一行です。

録画は残っています。ただ、1時間の録画を見返す上司はいません。文字起こしも会議ツールの中に置かれたまま、誰も開きません。

特定の会社の話ではありません。HubSpotとSalesforceの導入支援を8年やってきて、オンライン商談が増えるほど記録は増えるのに、CRMは薄くなる。そういう現場を何度も見てきました。

失っているのは録画ではなく、顧客の記録とのつながり

記録そのものは残っています。失っているのは、その記録が顧客と商談に結び付いていないことです。

まず、宿題の期日が消えます。「来週金曜までに概算」は録画の42分あたりにあるだけで、誰のタスクにもなっていません。金曜を過ぎて、先方に言われて気づきます。

次に、引き継ぎができません。担当が替わると、後任は録画を最初から見るか、先方にもう一度同じことを聞くかの二択になります。どちらも、相手の時間か自分の時間を使います。

そして、書かない理由が積み上がります。商談1件の議事録を打ち直すのに、仮に20分。週に5件なら100分です。この100分を毎週取れる営業はいないので、一行で終わります。

私は「議事録を必ず書く」というルールで解決する方向は勧めません。会議ツールがすでに文字にしているものを、人がもう一度打つ理由がないからです。

Revenue CRMでは、会議の後に議事録が取り込まれ、確かなものだけ先に入る

会議ツールをつなぐと、会議が終わった後に文字起こしを取りに行き、要約とネクストアクションに分けた議事録として取り込みます。Google Meetは「Geminiによるメモ」も対象です。

場所は「設定」→「連携」の「会議ツール」です。開くと「会議ツール連携」の画面にZoom、Google Meet、Microsoft Teamsの3つが並びます。使っているツールの接続ボタン（たとえば「Google Meetを接続」）を押して、同意するだけです。「準備中です」と出ているツールは、アプリの審査が通り次第、同じ場所から接続できるようになります。TeamsはMicrosoft 365の管理者の同意が必要です。

取り込みのあと、自動で入るのは二つだけです。

一つは、会議の記録です。参加者のメールアドレスか氏名が、既存のコンタクトにちょうど1件だけ一致したとき、その人の履歴に残ります。同姓同名が2件以上あるときは入れず、人が選びます。別人の履歴に入るのがいちばん困るからです。

もう一つは、期日が会議の中で明言されたやることです。「来週金曜までに」と言われたものだけがタスクになります。件名の頭に「[議事録]」が付き、会議名も入るので、どの打ち合わせで決まったことかを後から辿れます。

それ以外は自動では入りません。コンタクトの新規作成、期日のないやること、商談との結び付けは、人が確定します。同じ画面の「最近の取り込み」に並ぶ「確認して確定」を押すと、要約、重要ポイント、ネクストアクションが出ます。ネクストアクションはチェックしたものだけがタスクになり、連絡先と商談（任意）を選んで「取り込む」を押せば終わりです。

前提が一つあります。文字起こしが無い会議は取り込めません。Zoomはクラウド録画と音声文字起こしがオンのとき、Google Meetは文字起こしをオンにするかGeminiのメモを取ったときに残ります。無かった会議は「見送り」として理由つきで一覧に出るので、入らなかったこと自体には気づけます。Google MeetとTeamsは、接続後に出る「今すぐ取り込む」で、待たずに取りに行くこともできます。

最初の一歩

今週、オンライン商談を1件だけ、文字起こし（Google MeetならGeminiのメモでも可）をオンにして行ってください。終わったら「会議ツール連携」の「最近の取り込み」を開き、「確認して確定」を1回押します。見るのは二点です。宿題の期日が合っているか。相手が正しいコンタクトに付いているか。

過去の録画をさかのぼって入れる必要はありません。来週の商談から期日つきのタスクが立ち始めれば、「オンライン商談済み」の一行しかなかった商談に、次の一手が見えるようになります。

画面を先に見たい方は、メールアドレスだけで入れるデモで確かめてください。