打ち合わせのメモが、営業のノートの中で終わる

訪問先の会議室。営業はノートを開いて、先方の課題、予算の話、「来週火曜までに見積を」という約束を手書きで取ります。帰りの電車で、ホワイトボードの写真をスマホで撮ったことを思い出しますが、開きません。会社に戻ると別の案件の電話が鳴り、ノートは閉じたまま、翌週になります。

CRMの商談には「訪問済み」とだけ入っている。何を話したか、次に何をいつやるかは、ノートとスマホの中にしかありません。

これも特定の会社の話ではありません。HubSpotとSalesforceの導入支援を8年やってきて、営業のノートは、どの会社でもCRMより詳しい記録でした。

失っているのは「議事録」ではなく「次の一手の期日」

手書きのメモがCRMに入らないと、まず約束の期日が消えます。「来週火曜までに見積」は、ノートに書いてあるだけでは誰にも催促されません。火曜が過ぎてから先方に言われ、信用を少し削って気づきます。

次に、引き継ぎができなくなります。担当が休んだ日、上司が代わりに電話をしようとして商談を開いても、前回の話が分かりません。ノートは机の上にあっても、他人には読めない字で、他人には分からない略語で書かれています。

そして、書かない理由が積み上がります。訪問の後に、ノートを見ながらパソコンで打ち直す時間は、仮に1件15分。1日3件回れば45分です。この45分を取れる営業はいないので、「訪問済み」の一行で終わる。CRMを入れても、ノートに書く手が止まらない限り、ここは変わりません。

私は、営業に「ノートをやめてCRMに直接打て」と言うのは無理筋だと思っています。打ち合わせの最中に画面を見ながら打つ人は、相手の話を聞いていません。書くのはノートでいい。問題は、ノートからCRMまでの15分の方です。

手書きのメモやホワイトボードを写真に撮ると、書き起こし、要約、タスクの候補が出ます。「来週火曜まで」のような書き方も、日付に変換されます。人がやるのは、読み違いを直して保存する、それだけです。

流れは名刺と同じで、撮る、確認する、保存する、の3つです。スマートフォンで使うことを前提に作ってあり、ボタンを押すとカメラが直接開きます。帰りの電車で、ホワイトボードの写真を選ぶだけでも動きます。

確認画面で見てほしいのは、日付と数字です。手書きの「7」と「1」、「来週」が今日から数えてどの週か。ここは機械より人の方が確かなので、目で確かめてから保存してください。

タスクの候補は、候補のまま出ます。作るかどうかは人が選びます。読み違いがそのまま予定に化けないための順番で、「見積を送る火曜まで」を残し、「次回は部長も同席」のような、タスクではない一文は残さない、という選び方ができます。

音声も同じです。移動中に録音すると文字起こしされ、「えー」「あの」のようなフィラーを取り除いた形に整えられます。歩きながらでも記録が残せるので、ノートすら開けなかった日の保険になります。

読み取りには外部のAIサービスを使っていますが、送った内容が学習に使われない条件で契約しています。先方の社名や金額が書かれたメモを撮ることになるので、ここは確認しておいてください。

来週の訪問から、会議室を出た直後に、その場でメモを1枚撮ってください。会社に戻ってからではなく、エレベーターを待つ間にです。確認して保存するまで、慣れれば1、2分で終わります。

過去のノートを全部取り込もうとしないでください。まだ動いている商談の、直近の打ち合わせ分だけで十分です。期日の付いたタスクがCRMに入り始めると、「訪問済み」の一行しかなかった商談に、次の一手が見えるようになります。