問い合わせフォームの通知メールを、誰かが顧客リストに打ち直している

火曜の朝。共有のメールアドレスに、「お問い合わせがありました」という通知が3通たまっています。気づいた人が1通ずつ開き、会社名と名前とメールアドレスを、顧客リストに写します。忙しい日は、誰も開きません。

金曜、先方から電話が来ます。「月曜に問い合わせた件ですが、届いていますか」。

失っているのは打ち直す時間より、最初の返事までの日数

打ち直しを挟むと、問い合わせが記録になる日は、誰かの手が空いた日になります。これが一番の損失です。

仮に問い合わせが月20件、1件を写すのに5分かかるなら、月に100分です。

重いのは次の3つです。写されるまで、その問い合わせは誰の「今日やること」にも載りません。写し間違えたメールアドレスには、返事が届きません。同じ人の二度目の問い合わせは、別の人として登録されます。

私は、通知メールを起点にするやり方をやめることを勧めます。フォームの届け先を、受信箱ではなく顧客の記録にします。

Revenue CRMでは、フォームの送信がそのままコンタクトになる

Revenue CRMのフォームで受けると、送信された時点で、その人がコンタクトとして登録されます。写す作業はありません。

作る場所は、サイドバーの「Marketing」にある「フォーム」です。見当たらないときは、サイドバー上部の役割の切り替えで「マーケ」を選んでください。「新規フォーム」を押し、「フォーム名」を入れて「保存」します。開いた画面の「設定」タブで、「ラベル」と「キー(英数)」と種類を入れ、「フィールドを追加」で項目を足します。

項目の決まりは3つです。

• 種類が「メール」の項目を1つ入れ、「必須」にチェックします。コンタクトはメールアドレスをもとに作られます。メールアドレスの無い送信は、記録だけが残り、コンタクトはできません
• 姓と名のキーはlast_nameとfirst_name、電話はphone、役職はjob_titleにします。この4つはコンタクトの基本の項目に入ります。それ以外の項目は、カスタムフィールドとして同じコンタクトに残ります。キーを空欄にすると、ラベルから自動で作られます。ラベルが日本語だけだと、メールと電話以外はfield_で始まる文字列になるので、あとで使う項目はキーを英数で入れてください
• 会社は、メールアドレスのドメインで結びつきます。同じドメインの会社があればそこへ、無ければ、ドメインから取った仮の名前で会社が作られます。gmail.comなどのフリーメールは、会社と結びつけません

出し方は、同じ「設定」タブの「公開して使う」にあります。「公開URL」はメールやSNSに、「サイトに埋め込む」のHTMLは自社サイトのページに貼ります。新しいフォームは、作った時点で「公開中」です。

届いたあとの動きです。

• はじめての人は、ライフサイクルが「リード」のコンタクトになります
• すでに同じメールアドレスのコンタクトがいれば、二人目は作りません。氏名や電話などの基本の項目は、空いているところだけを埋めます。それ以外の項目は、新しい回答に置き換わります（「再送信されたら回答を更新する」が、はじめからオンのため）
• フォームの「送信した人」タブに、送信日時、氏名、メール、新規か既存かが、新しい順に並びます
• 「送信時の動き」の「送信した人への1通目を下書きする」にチェックを入れると、送信された時点で1通目の下書きが、サイドバーの「送信待ちの下書き」に積まれます。承認するまで、1通も出ません。送る前に、下書きの画面で「営業連絡してよい」を押して判断を記録します

注意が2つあります。

フォームから入ったコンタクトには、登録の時点で担当者が付きません。誰が毎朝「送信した人」を開くかを、先に決めておいてください。

メール配信の同意を取るなら、種類を「チェックボックス」にし、キーにconsentを含めます。はじめて登録される人がチェックして送ると、同意ありとして記録されます。すでにコンタクトにいる人は、チェックしても同意の項目は変わりません。一斉メールとの関係は、一斉メールと個別メールの送り方に書きました。

最初の一歩

今週、いまの問い合わせフォームの項目を書き出し、姓、名、メール、問い合わせ内容の4つまで削ってください。そのうえでフォームを1つ作り、「公開URL」を自分で開いて、1件送ります。

「送信した人」に1行増え、コンタクトに自分がいれば、届け先は変わっています。サイトの差し替えは、そのあとです。

メールアドレスだけで試せるデモで「B2B」（法人営業向け）を選ぶと、サイドバーの「フォーム」から、この画面の並びを確かめられます。デモを試す