取引先とのLINEやChatworkのやり取りが、担当者のスマホにしか残らない

商談の初回はメールで始まります。二度目の訪問のあたりで、先方の担当者から「LINEでいいですか」と言われる。あるいは先方のChatworkのグループに招待される。見積の修正依頼も、「納期は月末で大丈夫です」も、「部長の承認が下りました」も、全部チャットで届きます。

CRM（顧客管理ツール）の商談を開くと、最後の記録は3週間前の「見積送付」。その後に交わした十数通は、担当者のスマホの中にあります。

特定の会社の話ではありません。CRMの導入支援を8年やってきて、連絡がチャットに移った瞬間に履歴が途切れる商談を、どの会社でも見てきました。

失っているのは「会話の記録」ではなく、会話の中で決まったこと

チャットがCRMに入らないと、最初に消えるのは決定事項です。金額の合意、納期の変更、先方の社内で誰が承認したか。商談でいちばん大事な部分ほど、短い一文でチャットに流れます。

次に、担当が替わったときに困ります。異動や退職で引き継ぐとき、個人のスマホのLINEは引き継げません。後任は、先方に「前の担当の方にはお伝えしたのですが」と言われるところから始めることになります。

では転記すればいいかというと、続きません。チャットを読み返して要点を打ち直すのに、仮に1件10分。動いている商談が15件あれば、週に1回やるだけで150分です。

私は「取引先とのチャットを禁止する」というルールには賛成しません。相手が選んだ連絡手段を断れば、返事が遅くなるだけです。やり取りはチャットのままでいい。直すのは、チャットからCRMまでの10分のほうです。

Revenue CRMでは、会話を貼ると、要約とネクストアクションの候補が出る

チャットのやり取りを貼ると、要約、重要ポイント、ネクストアクションの候補が出ます。人がやるのは、直して、残すタスクを選ぶことだけです。

入口は「会話を取り込む」というボタンで、「アクティビティ」の画面と、コンタクトや商談の詳細にあるアクティビティの欄にあります。押すと貼り付け欄が開くので、チャットのやり取りをコピーして貼ります。LINEの場合は、トーク履歴のテキストファイル（.txt）をそのまま選ぶこともできます。

「チャネル」で 「LINE」「LINE WORKS」「ChatWork」「Slack」などを選び、「解析する」を押します。会話から期日が読み取れたネクストアクションには、日付が付きます。

ここから先は人が決めます。要約はその場で書き直せます。ネクストアクションにはチェックボックスが付いていて、チェックを残したものだけがタスクになります。「月末までに修正見積を送る」は残し、「また連絡します」は外す。

おすすめは、その商談の詳細から開くことです。最初からその商談に付くので、相手を選ぶ手順がありません。「アクティビティ」の画面から開いたときは、最後に「連絡先」で相手を選びます。姓か名のどちらかで検索して選ぶか、まだ登録が無ければ「新規連絡先として作成」を選びます。商談への紐付けは任意ですが、選ばないと商談の履歴には出ません。

「取り込む」を押すと、要約が「チャット」の記録として残ります。貼った会話そのものも保存され、コンタクトや商談の詳細にあるアクティビティの欄で、その記録の「全文を表示」から読み返せます。

先に知っておいてほしいことが2つあります。1つは、長い会話は末尾の部分だけが解析されること。そのときは画面に「長い会話のため末尾のみAI解析しました」と出ます。もう1つは、これが貼った時点の写しであること。貼った後に続いた会話は、自動では入りません。節目でもう一度貼ります。

入力した内容がAIの学習に使われることはありません。

最初の一歩

今週、いま動いている商談の中から、チャットでいちばん話が進んでいる1件だけを選んでください。その商談の詳細を開いて「会話を取り込む」を押し、会話を貼って、要約を直し、タスクを1つ残して取り込みます。

過去のやり取りを全部入れようとしないでください。見積を出した、条件が変わった、承認が下りた。こういう節目に1回貼るだけで、商談の履歴は「見積送付」の一行から先へ進みます。

画面を先に見たい場合は、デモをメールアドレスだけで開けます。