月謝の未納に、月末の集計で気づく

月末、教室の代表が通帳と生徒名簿を突き合わせる。40名のうち、入金がないのが3名。1名は振込を忘れていて、1名は「次のレッスンで現金で持っていきます」と言ったまま、1名は先月退会したはずなのに名簿に残っていた。3名それぞれに連絡するのは翌月に入ってからで、「先月分と今月分をまとめて」というお願いになります。言うほうも言われるほうも、気まずい。

月謝は毎月同じ金額を同じ日に受け取るものなので、入らなかったことに気づく仕組みがないと、次に気づくのは月末の集計です。

損失は「未納の金額」ではなく「1か月遅れて気まずくなること」

未納1件の金額は月謝1か月分です。それより大きいのは、連絡が1か月遅れることで起きる二つのことです。

一つは、2か月分まとめてのお願いになること。保護者にとって月謝1か月分は「うっかり」で済みますが、2か月分は「家計の話」になります。ここで退会を切り出されることがあります。

もう一つは、代表の月末が集計で埋まること。全員分の入金を1行ずつ名簿と見比べる作業が、毎月あります。

Revenue CRMでは、期日ごとに「未入金」が上に並ぶ

スクール版のメニューから「サブスク・請求」を開くと、下に「＋ 月謝を登録」があります。生徒を選び、月額と最初の支払い期日を入れて「月謝を登録する」を押す。これで、その生徒が請求の一覧に「未入金 ・ 期日10/27」のように載ります。初期設定では、登録できるのも金額が見えるのも管理者だけです。

入金を確かめたら、その行の「入金確認」を押します。表示は「入金済」に変わり、次回の期日が1か月先に入ります。次の期日の7日前になると、1日1回の自動処理が行を「未入金」に戻します。毎月登録し直す必要はありません。

一覧は、手を打つ順に並びます。期日を過ぎた未入金には ● が付いて上に来て、入金済の行は下に下がります。40名を上から順に見る必要はなく、上の数行だけ見れば足ります。

期日を過ぎると、翌日の自動処理で、ホームにその生徒が「未入金」の札つきで出ます。「請求を開く」でこの画面に移れます。LINE公式アカウントをつないでいて、その生徒がLINEと連携済みなら、本人にも期日超過のお知らせが自動で1通届きます。同じ期日の分で二度は送られません。

知っておくこと

入金そのものを見ているのは、今も通帳です。Revenue CRMが銀行口座を読むわけではないので、「入金確認」は人が押します。変わるのは、見比べる相手が全員の名簿から「未入金」の数行になることです。

確認が遅れて次の月の期日が近づいていた場合は、「入金確認」を押しても入金済にはならず、次の月の未入金として残ります。払われていない月が画面から消えないようにするためです。

休止や退会で来月から受け取らない生徒は、その行の「停止」を押してください。押し忘れても、通っていない生徒にLINEのお知らせは送られませんが、未入金の行は残ります。

最初の一歩

今月の月謝がまだ入っていない生徒を、3名だけ「＋ 月謝を登録」から載せてみてください。通帳で入金を見つけたら「入金確認」を押す。来月、その3名が期日の1週間前に自分で「未入金」に戻ってくるのを見てから、残りの生徒を登録すれば十分です。

スクール版の画面は、メールアドレスだけで入れるデモで「スクール」を選ぶと確かめられます。