体験の申込みフォームと名簿が、つながっていない

教室のサイトに、体験レッスンの申込みフォームがあります。無料のフォーム作成ツールで作ったもので、申込みがあると教室のメールに通知が届きます。先生はレッスンの合間にそれを見て、「あとで返そう」と思います。夜、片付けが終わってから名簿のExcelを開き、名前と連絡先を打ち込み、返信を書く。忙しい週は、それが2日後になります。

申込みは来ています。でも名簿には入っていません。フォームと名簿の間に、先生の手作業が1つ挟まっています。

損失は「転記の手間」ではなく、申込みが数えられなくなること

申込みが何件あって、何人が体験に来て、何人が入会したか。通知メールとExcelに分かれていると、月末に数え直す以外に確かめる方法がありません。転記が遅れた申込みは、名簿のどこにもいないので、返信したかどうかも受信箱をさかのぼらないと分かりません。

Revenue CRMでは、申込みがそのまま生徒の一覧に入る

スクール版の「生徒」の画面に、「体験予約フォーム（公開URL）」という帯があります。タップすると、申込みフォームのリンクがコピーされます。これを教室のサイトやInstagramに貼ります。フォームを作る作業はありません。申し込む人は、ログインなしで開けます。

フォームの見出しは「無料体験レッスンのお申し込み」です。聞くのは、お名前、メールアドレス、教室を知ったきっかけ、英語レベル、希望の曜日・時間帯、3ヶ月後どうなっていたいか、ひとこと。必須はお名前だけです。「体験レッスンを申し込む」を押すと、「体験予約を受け付けました」と出ます。

送られた申込みは、その場で生徒として登録されます。「生徒」の一覧で「体験予定」を選ぶと、「体験予約」の札が付いて並びます。ホームの「体験予定」の数にも入ります。本人が書いたきっかけ、レベル、目標は、カルテの「📝 初回ヒアリング」に入っています。転記はありません。

入会が決まったら、カルテの「⚙ ステータス変更」で「受講中」を押します。初期設定では、これを変えられるのは管理者だけです。ボタンは誰にでも見えますが、権限のない人が押しても変わりません。

知っておくこと

申込みが来ても、知らせは届きません。メールも、タスクも出ません。新しい申込みは一覧の下に並びます。毎朝「体験予定」を開いて、下まで見てください。返信の早さは、この習慣で決まります。

フォームに電話番号の欄はなく、メールアドレスも必須ではありません。名前だけの申込みには返事ができないので、リンクを貼る場所に「メールアドレスを必ずご記入ください」と添えてください。

フォームの文言は英会話スクール向けで、変えられません。「英語レベル」「3ヶ月後」の質問は、そのまま出ます。

フォームで申し込んだ人が、あとからLINE公式アカウントを友だち追加すると、同じ人が一覧に2人できます。1人にまとめる機能はありません。

体験から入会に進んだ割合を出す画面は、ありません。

最初の一歩

リンクをコピーして、まず自分で1件申し込んでみてください。「体験予定」のどこに出るか、カルテに何が入るかを見る。生徒を消す機能はないので、名前は「テスト」にして、確かめたら「⚙ ステータス変更」で「退会」にしておきます。理由を聞かれますが、空のままで進めます。それから、サイトのボタンのリンク先を差し替えます。

スクール版の画面は、メールアドレスだけで入れるデモで「スクール」を選ぶと確かめられます。