新しい先生が入るたびに、代表のログインを使い回している

4月の最初の月曜。新しい先生が2人入ります。代表は朝、自分のメールアドレスとパスワードを付箋に書いて渡します。「とりあえず、これで入ってください」。その日から、3人が同じログインを使います。

月末、ある生徒の記録が書き換わっていることに気づきます。直したのが誰かは、分かりません。画面の上では、3人とも「代表」だからです。

失っているのは手間より、誰が何をしたかが残らないこと

ログインを使い回すと、記録の書き手が全員同じ人になります。これが一番の損失です。

手間のほうは数えられます。仮に先生が年に3人入れ替わるなら、年に3回、パスワードを変えて残りの全員に伝え直すことになります。変えなければ、辞めた人が入れるままです。

数えられないほうが重い。同じログインでは、月謝の金額を見せる人と見せない人を分けられません。生徒の担当に、先生の名前を出すこともできません。

私は、先生が2人の教室でも、一人にひとつのログインを勧めます。権限も担当も、「誰か」が決まってはじめて効くからです。

Revenue CRMのスクール版では、メールアドレスと役割だけで一人ずつ招待できる

「ユーザー管理」でメールアドレスと役割を入れて招待すると、本人が自分の名前とパスワードを決めて入ります。代表がパスワードを考えて渡す必要はありません。

開く場所は、下のナビの「もっと」にある「ユーザー管理（設定）」です。パソコンでは、左のメニューの「ユーザー」です。

手順は3つです。

1. 一覧の下で、役割を「一般」か「管理部」から選びます。はじめから「一般」になっています
2. 「＋ 招待リンクを発行」を押し、相手のメールアドレスを入れます
3. 招待メールが送られ、同じ招待のURLが画面にも出ます。メールが届かない相手には、そのURLを直接渡せます

招待メールには、入り方が2つ書かれています。1つはリンクで、発行から3日間、1回きり有効です。もう1つは仮パスワードで、こちらに期限はありませんが、本人がパスワードを決めた時点で使えなくなります。どちらで入っても、最初に「お名前」と「パスワード」（8文字以上）と「確認用パスワード」を入れ、「設定して開始」を押します。

役割の決まりです。

• 「一般」は、生徒・レッスン・課題を扱えます。「管理部」は、それに加えて招待や連携設定などの管理もできます。はじめの設定では、金額を見られるのはマネージャーだけで、マネージャーは招待では作れません
• 招待できるのは、管理部とマネージャーの人です
• 先生かどうかは、役割では決まりません。参加したあと、管理部かマネージャーの人が一覧の「☐ LEADERS」を押してチェックを入れると、その人を生徒の担当に指名できるようになります。レッスンを持たない事務の方は、外したままにします

まだ入っていない人の行には「招待中」「保留」と出て、ボタンが3つ並びます。

• 「🔗 URLを発行」。メールを送らずに、新しいURLだけを出します。これも1回きり、3日で切れます
• 「✉️ 再送信」。招待メールを送り直します。仮パスワードは新しくなり、前のメールの仮パスワードは使えなくなります（リンクは期限内なら使えます）
• 「🗑 取り消し」。宛先を間違えたときに使います。送ったリンクと仮パスワードは、使えなくなります

招待、URLの発行、再送信、取り消しは、「監査ログ」に「メンバー招待」などの名前で残ります。

注意が1つあります。取り消せるのは、招待中の人だけです。参加済みのメンバーを外すボタンは、この画面にはありません。押す前に、メールアドレスと役割を確かめてください。

最初の一歩

今週、いま同じログインで入っている人を書き出し、そのうち1人だけを「一般」で招待してください。その人が自分のパスワードで入り、一覧に本人の名前が出たら、次の1人に進みます。

使い回していたパスワードを変えるのは、全員が自分のログインで入れたあとです。先に変えると、まだ招待していない人が入れなくなります。

画面を先に見たい方は、メールアドレスだけで入れるデモの「ユーザー管理」を開いてください。招待中の人が1人いて、3つのボタンの並びを確かめられます。