画面が多すぎて、スタッフが覚える前に開かなくなる

導入説明会の翌週。営業の一人が、商談を1件入れようとしてCRMを開きます。左のメニューには、リスト、フォーム、メール、ワークフロー、リードスコア、サーベイと、自分の仕事では使わない名前が並んでいます。「商談はどこでしたっけ」と隣の席に聞き、隣も分からず、管理者に聞きます。3回聞いたあたりで、Excelに戻ります。

管理者は操作マニュアルを作り始めます。画面のキャプチャを貼った数十ページの資料ができた頃には、画面のほうが変わっています。

特定の会社の話ではありません。HubSpotとSalesforceの導入支援を8年やってきて、定着しなかった現場の多くは、機能が足りなかったのではなく、一人ひとりに見えている画面が多すぎました。

失っているのは覚える時間ではなく、「自分の道具ではない」と思われること

メニューが多いこと自体は問題ではありません。自分に関係のない項目が並ぶ画面を、毎日開かされることが問題です。

仮に営業が5人、目的の画面を探すのに1回1分、1日10回、月20日とします。1人あたり月に3時間あまり、5人で月17時間ほどです。ただ、これは小さいほうの損失です。大きいのは、「これは管理者のための道具だ」と受け取られることです。そう受け取った人は、言われた最低限しか入力しません。数字が揃わないので、会議ではまたExcelが開かれます。

研修を増やしても解決しません。覚える量を減らすほうが早い。私は、全員に全画面を教える説明会を勧めません。

Revenue CRMでは、役割を押すと、メニューがその役割の分だけになる

サイドバーの上部に、役割の切り替えが並んでいます。「自分」「営業」「マーケ」「CS」「経営」「管理」「すべて」の7つです。押すと、左のメニューがその役割で使う項目だけに絞られます。

B2B営業のエディションでは、「すべて」で出るメニューは31項目です。「営業」を押すと20項目になります。ホーム、AIエージェント、ダッシュボード、インボックス、社内Wiki、設定の6つはどの役割でも出て、そこに商談、コンタクト、会社、タスク、アクティビティ、コール、フォーキャスト、パイプライン診断、送信待ちの下書き、シーケンス、見積書、製品、空き枠カレンダー、デリバリーの14が加わります。「マーケ」なら12項目、「経営」なら9項目です。

「自分」は、最初の画面の「役割は？」で選んだ役割を合わせたものです。複数選べるので、営業とマーケを兼ねている人には両方の分が出ます。小さな会社ほど兼任が多いので、ここは1つに絞らせていません。あとから変えるときは、上部バーの「マイアカウント」を開き、「担当領域」で選び直し、サイドバーの「自分」を押します。

絞られた項目は消えていません。「すべて」を押せば、いつでも全部出ます。どの見え方を選んだかはそのブラウザに残るので、次に開いたときも同じ状態です。

画面の場所を覚える代わりに、欲しいものを言葉で頼む

メニューを絞っても、「これはどの画面で見るのか」が分からない場面は残ります。そのときは画面を探さず、AIエージェントに頼みます。

どの画面からでも⌘E（WindowsはCtrl+E）で開きます。右下の「AIエージェント」ボタンでも同じです。入力欄に、たとえば「金額の大きい商談を5件」「ファネルの状況を教えて」と書きます。対応しているのは、検索、集計、コンタクトとタスクの作成、資料の意味検索です。声でも入力できます。

人や会社の名前が分かっているなら、⌘K（Ctrl+K）の検索のほうが速いです。コンタクト、会社、商談を名前で探せます。

スタッフが覚えることは三つに減ります。自分の役割のメニュー、⌘E、⌘Kです。

最初の一歩

今週、全員向けの説明会を開く代わりに、スタッフ一人ひとりに「マイアカウント」の「担当領域」を開いてもらい、兼ねている仕事まで入っているかを自分で確かめてもらってください。数分で済みます。そのうえで、毎日開く画面を一人1つだけ決めます。営業なら商談、経営ならフォーキャストです。残りの画面は、必要になった日に⌘Eで頼めば足ります。

画面を先に見たい方は、メールアドレスだけで入れるデモで確かめてください。