CRMを入れたら「設定」から始まり、空のまま止まる

CRMを契約した翌週の月曜。営業企画を兼ねている担当者が、管理画面を開きます。商談のステージは空、項目は自分で定義、メニューは数十個。まず「設定」を開き、ステージの名前を決める会議を入れます。全員の予定が合うのは2週間後です。

その2週間、営業は今までどおりExcelに書きます。会議は結論が出ず、持ち帰りになります。3か月後、CRMには設定だけがあって、商談は入っていません。

特定の会社の話ではありません。HubSpotとSalesforceの導入支援を8年やってきて、止まる導入の多くは、使われなかったのではなく、使い始める前の設定で止まっていました。

失っているのは設定の時間ではなく、その間に動いた商談の記録

設定に時間がかかること自体は損失の中心ではありません。設定が終わるまで、商談が1件も入らないことが損失です。

仮に営業が5人、新しい商談が週に5件、ステージが決まるまで6週間かかるとします。30件ぶんの経緯が、Excelと担当の記憶に残ったままになります。設定が終わった日に待っているのは、30件の打ち直しです。打ち直す人はいないので、CRMは空のままです。

もう一つあります。使う前に決めたステージは、使い始めると大抵変わります。実際の商談を入れてみて初めて、どこで止まるかが分かるからです。

私は、最初にステージを作り込むことを勧めません。先に商談を入れ、合わないところだけ後から直す。順番を逆にするだけで、導入は止まらなくなります。

Revenue CRMでは、最初の質問に答えた時点で、パイプラインと自動化が入っている

設定画面から始まりません。初回の画面「はじめましょう」で質問に答えて「始める」を押すと、その業態の形が入った状態で開きます。

聞かれるのは、組織名、「使い方に近いものは？」、「役割は？」、会社規模、いちばんの悩み（任意）です。「使い方に近いものは？」は4つから1つ選びます。「B2B営業」「会員・サブスク」「受託・プロジェクト」「代理店・リセラー」です。

押した時点で用意されるものは三つあります。

一つ目は、商談のステージです。「営業パイプライン」に、アプローチ、ヒアリング、提案、見積、交渉、受注、失注の7つが入ります。ステージ名を決める会議を待たずに、今日の商談を入れられます。

二つ目は、自動化です。問い合わせフォームの受け付け、重複の検出、営業担当の自動割当、初回接触タスクの作成は、どの組織でも最初から動いています。「B2B営業」を選ぶと、これに「商談停滞アラートワークフロー」と「受注処理ワークフロー」の2本がONで加わります。止まった商談に気づくことと、受注したら次へ回すことです。メールを続けて自動で送る自動化（シーケンス）は最初は入りません。送信ドメインの確認が先に要るためで、設定を済ませてから自分でONにします。

三つ目は、呼び名とメニューです。「受託・プロジェクト」では商談が「案件」と表示されます。「代理店・リセラー」では「デリバリー」と「空き枠カレンダー」のメニューが出ず、商談一覧の「確率」の列は最初は隠れています（「列」ボタンから出し直せます）。「会員・サブスク」では会社、商談、フォーキャスト、見積書のメニューが出ません。

「始める」のあとには「このCRMの全体像」が1枚出ます。「B2B営業」なら、集める、商談を進める、落とさない、数字を読む、続ける、の5つの順です。左のメニューは「役割は？」で選んだ役割に合わせて最初から絞ってあり、ほかのメニューは、サイドバー上部に並ぶ役割の切り替えで「すべて」を押すと出せます。

用意されるのは出発点です。7つのステージが自社の言葉と違うことはあります。それでも、空の画面で名前を議論するより、実際の商談を10件入れてから「この2つは分けなくていい」と気づくほうが、早くて正確です。

最初の一歩

今週、ステージを決める会議は開かず、初期のステージのまま、いま動いている商談を5件だけ入れてください。入れながら、どのステージに置くか迷った商談を紙に控えます。迷った箇所が、自社に合わせて直すべき箇所です。直す対象が5件の実物から出てくるので、会議は短く済みます。

画面を先に見たい方は、メールアドレスだけで入れるデモで確かめてください。