契約の更新日に、請求書を出す段になって気づく

月初、経理から営業に短いメールが届きます。「A社の年間ライセンス、来月末で切れますが、今年も請求書を出していいですか」。営業はそこで初めて更新日を知り、担当の方に電話します。返ってきたのは「実は、別のツールに移る話が社内で進んでいまして」。この半年、A社と話したのは障害の問い合わせが1回だけでした。

失っているのは、更新の前に打てる手

更新日に気づくのが請求のタイミングだと、できることは「継続か、解約か」を聞くことだけです。本当の損失は、その前の2〜3か月に打てたはずの手が、まるごと消えることです。使われていない機能を一緒に見直す、追加のライセンスを提案する、値上げの説明に行く。どれも、更新日を知っていた人だけができます。

仮に年間120万円の契約が10社あるとします。更新の連絡が来てから動いて1社が解約すれば、120万円が消えます。残りの9社も「去年と同じ条件で自動更新」になり、追加提案の機会は来年までありません。

受注はゴールではありません。更新日は、受注した日に決まっている次の商談です。

Revenue CRMでは、商談に「契約終了日」を入れると、更新の列とタスクに出る

入れる場所は1つです。商談の作成画面か編集画面の「納品・契約」の中に「契約終了日」があります。受注した商談に、契約が切れる日を入れます。

見る場所は「カスタマーサクセス」です。サイドバーの「CS」にあります。サイドバー上部の役割の切り替えが「CS」か「すべて」以外だと出ないので、先に切り替えてください。上部に「更新予定 (90日内)」の件数が出て、顧客の一覧の「更新」の列に、契約終了日と残り日数が「(45日)」のように並びます。90日以内は色が変わります。

動かすのは自動化です。サイドバーの「自動化」で「契約更新日管理ワークフロー」をONにすると、契約終了日が60日以内に入った商談ごとに「[更新] 契約更新の準備: 商談名」というタスクが、その商談の担当者に作られます。タスクは担当者のホームの「今やること」と、「タスク」の画面に出ます。期日は付かないので、期限のあるタスクの下に並びます。何日前から作るかは、ONにしたあとに出る「設定する」を押し、「更新準備開始」の日数を変えて「この条件で保存」を押すと変わります。作られるのは1日1回、朝10時ごろの自動処理です。

注意が5つあります。

• 契約終了日が空の商談は、更新の列にもタスクにも出ません。自動では入りません。逆に、受注前の商談に日付が入っていれば同じようにタスクが作られるので、入れるのは受注した商談だけにしてください。商談にコンタクトか会社が入っていないと、タスクは作られますが「更新」の列には出ません
• 「カスタマーサクセス」の一覧に出るのは、ライフサイクルが「顧客」のコンタクトだけです。商談を受注にしても、コンタクトは自動で「顧客」になりません。コンタクト一覧で該当する人にチェックを入れ、「ステージ変更…」から「顧客」を選びます
• 商談に担当者が入っていないと、タスクは誰の「今やること」にも出ません。「タスク」の画面には出ます。契約終了日と一緒に、担当者も確かめてください
• 「カスタマーサクセス」の上部にある「更新・継続収益を開く」の先の一覧は、受注済みの商談を除いて表示します。受注済み商談の更新日を見るのは、一覧の「更新」の列のほうです
• 更新が決まったあと、契約終了日を1年先に延ばすのは手作業です。通知はタスクだけで、メールは飛びません。一覧の「ヘルス」は、自動化の「ヘルススコア算出ワークフロー」をONにするまで「未算出」のままです

最初の一歩

今週、継続中の契約を持つ受注済みの商談を開き、「契約終了日」と担当者を入れてください。件数が多ければ、更新日が近い順に10件で十分です。

入れ終わったら、「自動化」で「契約更新日管理ワークフロー」をONにします。翌朝の自動処理で、60日以内の商談にタスクが担当者へ届きます。来週の営業会議で、そのタスクが「今やること」に出ているかを確かめてください。

メールアドレスだけで試せるデモで「B2B」（法人営業向け）を選ぶと、「カスタマーサクセス」の「更新」の列を同じ画面で確かめられます。デモを試す