消すのが怖くて、顧客リストの整理に誰も手をつけない

展示会の翌週。顧客リストに、同じ人が2件入っています。3年前に退職した担当者の名前も残っています。営業が聞きます。「これ、消していいですか」。誰も答えません。前の仕組みで、消した顧客が戻せなかったことがあるからです。

失っているのは、リストを信じて動けること

消せないリストは、増える一方です。一番の損失は、リストの件数も宛先も、誰も信じなくなることです。

仮にコンタクトが2,000件あり、1割が二重登録か、もう連絡のつかない人だとします。200件です。一斉メールは同じ人に2通届き、件数を見て立てた計画は1割ずれます。

私は、「消してよいか」を会議で決めるのをやめることを勧めます。決めるのは、戻せると全員が知っている状態を先に作ることです。

Revenue CRMでは、削除はゴミ箱への移動で、「復元」で戻せる

Revenue CRMでコンタクト、会社、商談を削除すると、ゴミ箱に移ります。データは消えません。

消し方は2つです。詳細の画面では、名前が出ているカードの右端にあるゴミ箱のアイコン（「ゴミ箱へ移動」）を押します。一覧では、行にチェックを入れて「削除」を押します。一覧でも確認の文は「ゴミ箱へ移動しますか？」で、行き先は同じです。商談は、カンバンからは消せません。「リスト」の表示に切り替えるか、詳細から消します。

戻す場所は、サイドバーの「設定」です。「運用」の中の「ゴミ箱」を開くと、「コンタクト」「会社」「商談」のタブに、削除した日時の新しい順で並びます。チェックを入れて「復元」を押すと、元の一覧に戻ります。紐づいていた商談やアクティビティは、ゴミ箱に入れても動かしていないので、そのまま付いています。

ゴミ箱の中身は、「完全に削除」を押すまで残ります。日数がたって自動で消える動きはありません。各タブに出るのは新しい200件までです。

誰が消せるかも決まっています。はじめの設定では、ゴミ箱に入れられるのはオーナーと管理者だけです。マネージャーとメンバーは、ゴミ箱から「復元」はできます。変えるときは、「設定」の「権限」を開き、役割ごとの表の「削除」にチェックを入れます。

注意が4つあります。

• ゴミ箱に入れた人には、一斉メールもシーケンスも届きません。ただし、リストからは外れません。リストの画面にはそのまま並ぶので、リストの人数と実際に送られる数が合わないことがあります。シーケンスは止まったまま残り、「復元」すると続きから再開します。それで困る相手は、復元の前に確かめてください。ゴミ箱に入れた商談は、フォーキャストに出ません
• ゴミ箱にいる人と同じメールアドレスは、手入力、名刺の読み取り、CSVでは新しく登録できません。手入力と名刺の読み取りでは「このメールアドレスのコンタクトは既に登録されています。」と出ます。CSVではその行が飛ばされ、「飛ばした○件（メール重複）」と出ます。一覧にいないのに登録できないときは、ゴミ箱を見てください。フォームだけは別で、ゴミ箱にいる人が同じメールアドレスで送信すると、その人が自動で一覧に戻ります
• 二重登録を1件にまとめる機能はありません。残すほうに必要な情報を写してから、もう一方をゴミ箱に入れます
• 「設定」の「運用」にある「監査ログ」には、「ゴミ箱へ移動」「復元」「完全削除」が、実行した人の名前つきで残ります。あとから誰が入れたかを追えます

「完全に削除」は取り消せません。コンタクトを完全に消すと、その人のアクティビティとタスクも一緒に消えます。商談は残り、コンタクトとの紐づけだけが外れます。急ぐ理由が無ければ、押さなくてかまいません。

最初の一歩

今週、管理者が、もう使わないコンタクトを1件だけ選び、ゴミ箱に入れてください。次に「設定」の「ゴミ箱」を開き、「復元」で戻します。戻ったところを、営業の全員に一度見せます。

そのうえで、二重登録だと分かっている5組だけを整理します。1週間たって誰も困らなければ、次の5組です。

メールアドレスだけで試せるデモで「B2B」（法人営業向け）を選ぶと、コンタクトを1件ゴミ箱に入れて戻すところまで、同じ画面で確かめられます。デモを試す